Compliance Risiken durch digitales Vertragsmanagement reduzieren

Archivieren heißt nicht Managen: Viele Unternehmen nutzen ein digitales Vertragsmanagement nur für die Archivierung und Verwaltung ihrer bestehenden geschäftlichen Vereinbarungen. Wesentliche Risiken neuer und bestehender Verträge – insbesondere unter Compliance-Gesichtspunkten – können dadurch unerkannt bleiben und nicht aktiv gemanagt werden. IT-basierte Lifecycle Management-Lösungen setzen bereits bei der Entstehung, Verhandlung und Entwicklung von Verträgen an. Dadurch sorgen sie für höhere Transparenz und schaffen eine wesentliche Voraussetzung für eine funktionierende Compliance-Organisation. [...]

Die Anforderungen gehen heute weit über die reine Ablage und Archivierung hinaus. (c) milosducati - Fotolia.com
Die Anforderungen gehen heute weit über die reine Ablage und Archivierung hinaus.

Die Anforderungen an die Compliance-Organisation haben sich in den letzten Jahren erheblich gewandelt. Exemplarisch für diese Entwicklung ist das sogenannte "Neubürger-Urteil" aus dem Jahr 2013, bei dem ein ehemaliges Siemens-Vorstandsmitglied wegen Mängeln im Compliance Management System (CMS) zur Zahlung eines Schadensersatzes in Höhe von 15 Mio. Euro verurteilt worden ist. Doch nicht nur für große Aktiengesellschaften, sondern auch für klein- und mittelständische Unternehmen stellt die Gewährleistung funktionierender CMS und die damit verbundene Vorstandshaftung eine wesentliche Herausforderung dar. Eine zentrale Voraussetzung für eine wirksame Compliance-Organisation ist umfassende Transparenz. Dies betrifft insbesondere das Vertragswesen. Ein dezentrales, nicht durchgängig digitalisiertes Vertragsmanagement stellt einen Hauptfaktor für die unzureichende Identifizierung und Bewertung von vertraglichen Risiken dar. Klassische Fehler von Unternehmen im Umgang mit Verträgen sind dabei:  
Dezentrale Ablage: Fachbereiche nutzen für ihre Vertragsdaten jeweils eigene Formate und Datenbanken. Dies führt zu unzuverlässigen und sehr zeit- bzw. kostenintensiven Prüfungen, da unterschiedliche Ablagen harmonisiert und Datenformate angepasst werden müssen. Reportings, die über Schattendate...

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