Output Management: Weg von den Seiten, hin zu den Daten

Die scharfe Trennung von Dokumentenerstellung und Versand ist selbst in großen Unternehmen noch nicht befriedigend gelöst. Sie ist die Voraussetzung für die Generierung von "intelligenten" Dokumenten für jeden physischen und digitalen Kanal. Output Management ist vor diesem Hintergrund als integrale IT-Disziplin zu verstehen und geht über das klassische Drucken weit hinaus. [...]

Output Management ist als integrale IT-Disziplin zu verstehen und geht über das klassische Drucken weit hinaus. (c) Fotolia
Output Management ist als integrale IT-Disziplin zu verstehen und geht über das klassische Drucken weit hinaus.

Problem in vielen Unternehmen ist die Heterogenität in der Dokumentenverarbeitung. Nicht nur, dass oft unterschiedliche Textverarbeitungsprogramme existieren und die standardisierte Dokumentenerstellung erschweren – schließlich muss jede Änderung, beispielsweise im Corporate Design, separat vorgenommen werden. Auch im Versand ist häufig Dezentralisierung angesagt. Da werden immer noch viele Schriftstücke von den Abteilungen selbst versendet. Vor allem in Konzernen, die durch Akquisitionen und Fusionen schnell gewachsen sind, ist diese Situation typisch. Würden dagegen die Dokumente gebündelt und zentral ausgegeben, ließen sich erheblich Kosten einsparen – unter anderem durch die bessere Ausnutzung von Portorabatten, die für Massensendungen typisch sind.  Hinzu kommt: Viele Firmen programmieren den Versand eines Dokuments in der Anwendung, mit der sie es erstellen. Solange es sich nur um einen Ausgabekanal handelt, mag sich der Aufwand dafür noch in Grenzen halten. Doch angesichts der zunehmenden Vielfalt an Kommunikationswegen, nimmt auch die Komplexität in der Dokumentenausgabe rasant zu. Was, wenn innerhalb kürzester Zeit auf einen anderen Kanal gewechselt werden muss, weil der Empfänger beispielsweise seine Rechnungen nicht mehr postalisch, sondern elektronisch haben will? Was...

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