So verwenden Sie Gmail-Labels, um Ihre Nachrichten zu organisieren

Gmail-Labels können als Geheimwaffe gegen das Chaos in Ihrem Posteingang dienen. Hier erfahren Sie, wie Sie ihr volles Potenzial ausschöpfen können. [...]

Mit den Jahren kann es passieren, dass Ihr Gmail-Posteingang einfach nur unübersichtlich wird. Das Konzept der Labels hilft dabei, dem entgegenzusteuern (c) Pixaline/Google/JR Raphael

Gmail hat eine Vielzahl von integrierten Tools, um Ihre E-Mails besser zu verwalten. Einige von ihnen unterscheiden sich ein wenig von dem, was Sie vielleicht gewohnt sind, in traditionelleren E-Mail-Clients zu verwenden (ja, ich schaue dich an, Outlook) – aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, herauszufinden, wie sie funktionieren, könnten Sie vielleicht überrascht sein, wie effektiv sie sein können.

Es gibt kein besseres Beispiel als das Labelsystem von Gmail. Es ist ein eigenartiges Konzept, über das man sich leicht den Kopf zerbricht, besonders wenn man an die typischere ordnerbasierte Methode der Posteingangsorganisation gewöhnt ist, aber hier ist ein kleines Geheimnis: Labels sind eigentlich Ordner, in gewisser Weise. Das ist allerdings nur ein kleiner Teil ihrer Organisationskraft im Posteingang.

Überdenken Sie diese neun Label-zentrierten Möglichkeiten und bereiten Sie sich darauf vor, die Labels von Gmail in einem ganz neuen Licht zu sehen.

1. Verwenden Sie Gmail-Labels wie Superordner, um Ihre E-Mails zu kategorisieren

Erstens, die grundlegendste Gmail-Label-Mentalität, die es zu beherrschen gilt: Sie können sich ein Label wie einen Ordner vorstellen – aber mit einer entscheidenden Wendung: Anstatt dass eine Nachricht in ein Label platziert wird, wird das Label auf die Nachricht gesetzt.

Diese subtil wirkende Unterscheidung ist eigentlich recht bedeutsam. Das bedeutet, dass eine Nachricht nicht nur einem Label zugeordnet werden muss, wie es typischerweise bei Ordnern der Fall ist; vielmehr können Sie auf jede Nachricht so viele Labels anwenden, wie Sie wollen, und jedes einzelne wirkt wie ein Aufkleber – ein Label, könnte man sogar sagen! -, der sich auf der E-Mail befindet, zusammen mit allen anderen Bezeichnungen, die Sie hinzugefügt haben.

Alle mit einer E-Mail verknüpften Bezeichnungen werden sowohl in Ihrem Posteingang als auch bei der vollständigen Anzeige der Nachricht angezeigt (c) JR Raphael/IDG

Alle mit einer E-Mail verknüpften Bezeichnungen werden sowohl in Ihrem Posteingang als auch bei der vollständigen Anzeige der Nachricht angezeigt.

Wenn Sie also beispielsweise die Statistiken für die Website Ihres Unternehmens im Auge behalten, können Sie alle eingehenden E-Mails von Google Analytics als „Web Reports“ kennzeichnen. Aber vielleicht haben Sie auch Ihre eigene persönliche Website, für die Sie Analytics-Updates erhalten. Sie können die Berichte von Ihrer persönlichen Website auch als „Web Reports“ bezeichnen und dann jeder Nachricht ein zweites Label von „Arbeit“ oder „Persönlich“ hinzufügen, um eine Unterscheidung zwischen den beiden Typen zu ermöglichen.

Der einfachste Weg, ein Label zu erstellen, besteht darin, auf das Label-Symbol in der Symbolleiste oben auf dem Bildschirm zu klicken, wenn Sie eine Nachricht anzeigen oder wenn Sie etwas aus einer Nachrichtenliste ausgewählt haben, und dann mit der Eingabe eines beliebigen Namens beginnen, den Sie für das Label verwenden möchten. Sobald Sie fertig sind, drücken Sie einfach die Eingabetaste, und Google Mail erstellt das Label für Sie und wendet es auf die Nachricht an. Wenn Sie das nächste Mal auf den Befehl Label klicken, sehen Sie Ihr neu erstelltes Label als Option.

Sobald Sie ein neues Label in Google Mail erstellt haben, wird es in Zukunft immer als Option angezeigt (c) JR Raphael/IDG

2. Sparen Sie sich einen Schritt und labeln Sie bei der Archivierung.

Hier ist ein praktischer Hinweis, den Sie sich merken sollten: Wenn Sie einer Nachricht ein Label hinzufügen und gleichzeitig die Nachricht aus Ihrem Posteingang ablehnen möchten, verwenden Sie die Option „Verschieben nach“ von Google Mail – das Symbol mit einem Pfeil in einem Ordner, direkt links neben dem normalen Labelsymbol. Das wird alle Schritte auf einen Schlag erledigen.

3. Labels anwenden, während Sie eine E-Mail verfassen

Gmail-Labels sind nicht nur für eingehende Nachrichten gedacht; Sie können sie auch proaktiv auf eine neue Nachricht anwenden, die Sie verfassen, und dann wissen, dass diese E-Mail und alle damit verbundenen Antworten ordnungsgemäß organisiert bleiben und an den richtigen Stellen präsentiert werden.

Alles, was Sie tun müssen, ist, auf das dreipunktige Menüsymbol in Gmail’s Kompositionsfenster zu klicken und nach der Option „Label“ in der angezeigten Liste zu suchen – dann sofort ein neues Label zu erstellen oder ein beliebiges vorhandenes Label auszuwählen, um es anzuwenden.

Sie können ein Label proaktiv anbringen, während Sie eine neue Nachricht verfassen (c) JR Raphael/IDG

4. Organisieren Sie Ihre Label-Listen

In Ordnung, Sie haben also Ihre Nachrichten mit einem Label versehen – was jetzt? Nun, zuerst können Sie jederzeit durch Ihre Labels blättern, um etwas zu finden, das Sie benötigen. Google Mail speichert Ihre Liste der Labels (in alphabetischer Reihenfolge) in der linken Seitenleiste. Sie können diese Seitenleiste ein- oder ausblenden, indem Sie auf das dreizeilige Menüsymbol in der oberen linken Ecke des Bildschirms tippen, und Sie können auf ein beliebiges Label in der Liste klicken, um alle damit verbundenen Nachrichten anzeigen zu lassen.

Standardmäßig ist diese Liste jedoch wahrscheinlich das widerspenstigste Durcheinander. Also lassen Sie uns das Ganze organisieren:

Wenn Sie zunächst eine Zeile in der Liste der Labels sehen, die „Mehr“ mit einem nach unten gerichteten Pfeil daneben anzeigt, klicken Sie darauf, um Ihre vollständige Liste der vorhandenen Labels zu erweitern.

Klicken Sie nun auf das dreipunktige Menüsymbol neben jedem Ihrer Labels. (Das Dreipunktsymbol erscheint nur, wenn Sie mit der Maus über ein Label fahren.) Weisen Sie jedem Label eine Farbe zu, wenn Sie möchten; das macht es optisch unverwechselbarer und betont es mehr oder weniger (je nach gewählter Farbe), wenn es in Ihrem Posteingang erscheint.

Schauen Sie sich im gleichen Dreipunktmenü den Abschnitt „In der Label-Liste“ an und überlegen Sie, ob Sie möchten, dass die Label immer in Ihrer Label-Liste erscheinen, dauerhaft unter diesem „Mehr“-Teiler verborgen bleiben oder nur dann in der Liste erscheinen, wenn ungelesene Nachrichten in ihr vorhanden sind. Je weniger unnötige Unordnung Sie sehen, desto einfacher wird es sein, die Labels zu finden, die Sie tatsächlich oft verwenden.

Als nächstes schauen Sie sich den Abschnitt „In der Nachrichtenliste“ an und überlegen Sie, ob das Label als Option angezeigt werden soll, wenn Sie ein Label zu einer Nachricht hinzufügen. Wenn es sich nicht um ein Label handelt, das Sie jemals aktiv auf Nachrichten anwenden, können Sie es in Betracht ziehen, es zu verstecken, um Unordnung zu reduzieren und Ihre Effizienz in diesem Bereich zu steigern.

5. Kombinieren Sie verwandte Labels zu Gruppen

Während wir Ihre Etiketten organisieren, sollten Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um darüber nachzudenken, ob eines Ihrer Etiketten als Sublabel innerhalb einer breiteren Kategorie sinnvoller wäre. Vielleicht haben Sie zum Beispiel ein Label namens „Spesenabrechnungen“ und dann Sublabels für „Mitarbeiter“, „Freelancer“ und „Reisen“ darin.

Sie können die Option zum Erstellen eines Sublabels finden, indem Sie auf das dreipunktige Menüsymbol neben einem beliebigen Labelnamen klicken und dann „Sublabel hinzufügen“ aus der angezeigten Liste auswählen.

Gruppierte Sublabels sind eine großartige Möglichkeit, die Liste Ihrer Gmail-Labels ordentlich zu halten (c) JR Raphael/IDG

Nur Hinweis: Etwas verwirrend ist, dass Sublabels und übergeordnete Labels als separate, aber zusammenhängende Entitäten behandelt werden – wenn Sie also in unserem vorherigen Beispiel eine Nachricht zu „Mitarbeiter“ hinzufügen würden, würde deren Label als „Spesenabrechnungen/Mitarbeiter“ erscheinen. Die Nachricht würde jedoch nicht angezeigt, wenn Sie in der linken Liste der Spesenabrechnungen auf „Spesenabrechnungen“ klicken; sie würde nur erscheinen, wenn Sie im gleichen Abschnitt auf „Mitarbeiter“ klicken. Wenn Sie möchten, dass es sowohl für das übergeordnete Label als auch für das Sublabel in den Ergebnissen erscheint, müssen Sie der Nachricht beide hinzufügen.

6. Verwenden Sie Ihre Labels für eine intelligentere Suche

Die Labels von Google Mail sind nicht nur zum Durchsuchen gedacht, Sie können sie auch als Variablen verwenden, um eine Suche einzugrenzen und das Auffinden einer gewünschten Nachricht zu erleichtern. Um ein Label als Variable in eine Suche aufzunehmen, klicken Sie einfach auf das Suchfeld von Google Mail oben auf der Website, geben Sie label:arbeit ein (natürlich mit dem Namen Ihres aktuellen Labelnamens anstelle von „arbeit“), und geben Sie dann einen beliebigen anderen Begriff oder eine beliebige Variable ein.

Wenn Sie beispielsweise eine reisebezogene Spesenabrechnung von Tim Cooks Reise nach Chicago suchen, können Sie label:reise from:tcook@apple.com chicago in das Suchfeld eingeben. Das Einschließen des Labels würde Ihre Suche erheblich einschränken – das Überspringen von Nachrichten von Tim Cook, die vielleicht gerade Chicago in einem anderen Kontext erwähnt haben – und es Ihnen ermöglichen, effizienter zu dem zu gelangen, was Sie brauchen.

Sie können Ihre Suche sogar weiter einschränken und nach Nachrichten suchen, die mehrere spezifische Bezeichnungen enthalten – wie label:reise label:arbeit, das Ihnen eine Liste aller Nachrichten anzeigen würde, die beide Bezeichnungen enthalten.

7. Vergessen Sie nicht die integrierten Labels von Gmail

Gmail behandelt tatsächlich auch viele seiner eigenen integrierten Nachrichtenbezeichnungen als Labels – also können Sie nicht nur nach Ihren eigenen benutzerdefinierten Labels suchen, sondern auch nach Dingen wie diesen suchen:

  • label:inbox
  • label:ungelesen
  • label:Werbeaktionen
  • label:social
  • label:starred
  • label:stumm geschaltet

Berücksichtigen Sie diese speziellen Etiketten und machen Sie Ihre zukünftige Suche noch effektiver.

8. Lassen Sie Gmail Labels für Sie anbringen

Hier beginnt es wirklich interessant zu werden: Zusätzlich zur manuellen Zuweisung von Labels zu Nachrichten, wie Sie es für richtig halten, können Sie Gmail trainieren, um Nachrichten automatisch zu kategorisieren und für Sie zu verarbeiten.

Der erste Schritt besteht darin, darüber nachzudenken, welche Faktoren eine eingehende Nachricht in ein bestimmtes Label passen würden – sei es die E-Mail-Adresse oder der Domänenname des Absenders, ein bestimmtes Wort oder eine bestimmte Phrase in der Betreffzeile oder vielleicht sogar die Adresse, an die die Nachricht gesendet wurde.

In meinem eigenen Posteingang zum Beispiel wendet Google Mail ein rotes „VIP“-Label auf E-Mails an, die von Redakteuren eingehen, deren Nachrichten in der Regel zeitnah oder wichtig sind. Es bringt ein grünes Label „Rechnungen“ auf Nachrichten an, die von der Adresse quickbooks@notification.intuit.com und mit dem Betreff „Rechnung von JR Raphael“ eingehen, so dass Durchschläge von Rechnungen, die von meiner Buchhaltungssoftware generiert wurden, erscheinen. Und es wendet ein blaues Label „Gespeicherte Artikel“ auf Nachrichten an, die von einer Adresse mit der Domain emailthis.me kommen, einem Dienst, mit dem ich Artikel zum späteren Lesen direkt in meinem Posteingang speichern kann.

Die Kombination aus Labels und Filtern kann einen großen Beitrag zur Organisation Ihres Posteingangs leisten (c) JR Raphael/IDG

In einigen dieser Fälle, wie beim Label „VIP“, bleiben die Nachrichten in meinem primären Posteingang. Aber in anderen Fällen bewegen sie sich an weniger aufmerksamkeitsstarke Orte – wie die Rechnungskopien, die meinen Posteingang komplett überspringen (da ich ihn meist als Aufzeichnungen behalte und mich nicht jedes Mal darum kümmern muss, wenn sie hereinkommen) und die gespeicherten Artikel (die auf die Registerkarte „Foren“ meines Posteingangs wechseln, wo ich Dinge mit geringerer Priorität behalte, die meist nur zum Lesen in der Freizeit dienen).

Sobald Sie sich entschieden haben, welche Faktoren für welches Label gelten sollen – und was sonst noch passieren soll, wenn das Label angewendet wird – ist ein Gmail-Filter der Schlüssel, um die Magie in Gang zu setzen. Ich habe die genauen Schritte zur Einrichtung in meinem separaten Gmail-Filterleitfaden beschrieben.

9. Lassen Sie Ihre Etiketten Ihre Benachrichtigungen einschränken

Und nicht zuletzt, anstatt für jede neue Nachricht, die in Ihrem Posteingang landet, lästige Warnmeldungen zu erhalten – oder ins andere Extrem zu gehen und keine E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten – verwenden Sie Ihre Gmail-Labels, um zu steuern, welche Nachrichten Sie benachrichtigen sollen.

Sie können jedes Label auswählen, das meldetauglich erscheint, und Ihre Benachrichtigungen dann auf Nachrichten mit diesem Label beschränken. Sie können sogar Label-gesteuerte Benachrichtigungen einrichten, die auf Ihrem Desktop-Computer und auf Ihrem mobilen Gerät funktionieren. (Vorausgesetzt, Sie verwenden Android.)

*Als mitwirkenden Redakteur serviert JR Raphael leckere Häppchen über die menschliche Seite der Technik.

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