Mit Maßprozessen zu Maßmöbeln

Der Möbelhersteller und Innenraumgestalter KAPO hat durch die Einführung des ERP-Systems von proALPHA die Produktionsabläufe, insbesondere bei individuell hergestellten Möbeln, deutlich vereinfacht, die Produktionsplanung automatisiert und erhält auf Knopfdruck über ein CRM einen Gesamtüberblick auf seine Kunden. [...]

Ein im ERP-System hinterlegtes Regelwerk und Plausibilitätsprüfungen sorgen dafür, dass die Mitarbeiter keine Möbel entwerfen und designen, die unvollständig oder technisch nicht umsetzbar sind. (c) KAPO
Ein im ERP-System hinterlegtes Regelwerk und Plausibilitätsprüfungen sorgen dafür, dass die Mitarbeiter keine Möbel entwerfen und designen, die unvollständig oder technisch nicht umsetzbar sind. (c) KAPO

Zwei Vertriebsschienen, drei Werke, viel Tradition, Handwerk und Design – das ist die KAPO Möbelwerkstätten GmbH. Seit 1927 hat sich das Familienunternehmen aus dem österreichischen Pöllau auf die Produktion hochwertiger Möbel spezialisiert. Hotels gehören ebenso zum Kundenstamm wie Restaurants, Ladenbauer oder Privatpersonen. 70 Prozent der Abnehmer stammen aus der DACH-Region, 30 Prozent entfallen auf Russland und andere Länder. Auch öffentliche Bauten und Bürogebäude stattet KAPO aus. Vertrieben werden die Möbel sowohl über den internationalen Fachhandel – vorwiegend hochwertige Einrichtungsstudios – als auch direkt über den eigenen Flagshipstore. 2017 erwirtschaftete das Unternehmen mit rund 100 Mitarbeitern einen Umsatz von etwa 10 Millionen Euro.

So oder so will KAPO für seine Kunden eine neue Dimension der Innenraumgestaltung eröffnen. Diese hat der österreichische Möbelhersteller auch selbst betreten, als er sich für proALPHA entschied. Seitdem steuert die ERP-Lösung sämtliche Abläufe und Prozesse.

Produktkonfigurator beherrscht die ausgefeilte Variantenvielfalt und -logik

Um seine Produkte wirtschaftlich zu realisieren, nutzt KAPO einen Produktkonfigurator. Er bildet das Herzstück, mittels dessen KAPO rund 1.500 Produkte in unzähligen Varianten verwaltet. Da der Produktkonfigurator integrierter Bestandteil von proALPHA ist, ist er Startpunkt für eine durchgängig digitale Prozesskette. Alle Modelle sind dort hinterlegt, dazu deren Elemente in jeweils zahlreichen Ausführungen – also verschiedene Fußvarianten, Polsterungen oder Armlehnen. Das ergibt nahezu unendlich viele Varianten. Dank des Konfigurators haben Mitarbeiter der Auftragsbearbeitung automatisch alle relevanten Informationen parat und können jede gewünschte Produktvariante zusammenstellen. Gleichzeitig sehen sie, wie sich durch die Anpassung der verschiedensten Varianten der Preis mitverändert.

Ein hinterlegtes Regelwerk und Plausibilitätsprüfungen sorgen dafür, dass die Mitarbeiter dabei nichts entwerfen und designen, was unvollständig oder technisch nicht umsetzbar ist. „Ein Polstermöbel mit falscher Armlehne zu konfigurieren, ist nicht möglich“, sagt Franz Müller vom IT-Management der KAPO Holding GmbH. Mit Abschluss der Konfiguration werden zudem weitere Prozesse angestoßen.

Denn aus dem Konfigurator heraus entstehen Angebote sowie Stück- und Preislisten vollkommen automatisiert. Dazu zieht der Konfigurator die Daten aus proALPHA. Anschließend wird aus ihm ein Produktionsauftrag erstellt. „Dank des Konfigurators ist unser Bestellprozess richtig schnell. Vor allem die automatisch erstellten Stücklisten sparen uns bei jedem Auftrag viel Zeit. Im Solitärmöbelbereich konnte so der Aufwand in der Arbeitsvorbereitung um 60 Prozent reduziert werden. Fehler werden durch die automatische Erstellung der Stücklisten und direkte Übergabe an die Maschinen bzw. den Einkauf ebenfalls vermieden“, sagt Müller.

Fäden der automatisierten Produktion laufen in proALPHA zusammen

KAPO befindet sich in einer Nische zwischen Industrie und Handwerk. So arbeitet der Möbelhersteller sowohl an Großaufträgen mit Stückzahlen von mehreren tausend als auch an Bestellungen mit der Losgröße 1. Die Produktion steuert man mit proALPHA, das auch die gesamte Planung der rund 3.600 Produktionsaufträge übernimmt. Sobald der Produktionsleiter Aufträge erhält, gibt er sie nach einer Kapazitätsprüfung frei. Müssen Zukaufteile bestellt werden – etwa Schubladen –, wird der Einkauf informiert und kann ordern. Ein schneller Prozess, weil auch der Einkauf auf hinterlegte Teiledaten – etwa Größe, Art oder Ausführung – zugreift, die Bestellungen demnach ebenfalls automatisiert erfolgen. Der Einkäufer muss sich keine Informationen zusammensuchen, sondern hat alles auf Knopfdruck parat und die Teile stehen rechtzeitig zu Produktionsbeginn bereit.

Während der Produktion wird jeder vollendete Arbeitsschritt samt der dafür benötigten Zeit dokumentiert und an proALPHA übermittelt. Dafür stehen insgesamt 14 BDE-Terminals zur Verfügung. Das ist äußerst hilfreich, lässt sich so doch hervorragend eine fortlaufende Kapazitätsplanung vornehmen oder eine Nachkalkulation automatisieren. Für Letztere werden die in proALPHA vorliegenden Daten einmal täglich in Form von Batchverarbeitungen an einen SQL-Reporting-Service transferiert, der sie über Nacht auswertet und morgens den KAPO-Controllern zur Verfügung stellt. „Durch unsere komplett automatisierte und optimierte Produktionsplanung können wir unsere Liefertermine zu 98 Prozent einhalten. Das entspricht einer Verbesserung um 10 Prozent gegenüber der Zeit davor. Auch die Zufriedenheit bei der Auftragsabwicklung konnte gesteigert werden“, so Franz Müller.

proALPHA CRM bietet Kundeninformationen in Echtzeit – auch mobil

Auch der Vertrieb ist an proALPHA angebunden. Dabei ermöglicht proALPHA CRM eine 360-Grad-Sicht auf die KAPO-Kunden. Das ist ein klarer Vorteil für das 14-köpfige Vertriebsteam des Möbelherstellers, somit können alle in Echtzeit auf Kundeninformationen zugreifen. Und nicht nur sie: Denn als zentrale Plattform stellt proALPHA die Informationen allen Abteilungen von KAPO konsistent zur Verfügung.

Egal, ob es sich dabei um die letzten Angebote aus den Kundengesprächen handelt oder um Marketingaktionen – bei KAPO ist alles zentral hinterlegt. Alle Vertriebsprozesse lassen sich so lückenlos dokumentieren – unabhängig von Zeit und Ort. So können die Außendienstmitarbeiter ihre Besuchsberichte oder Kontaktdaten auch von unterwegs aus an proALPHA übertragen. Dazu benötigen sie lediglich eine Internetverbindung via Hotspot. Darüber hinaus bringen weitere CRM-Funktionalitäten wie die Kontakt- und Verkaufschancenverwaltung Effizienz in die Abläufe. Und mittels des integrierten Controllings behalten Vertriebsleitung und -mitarbeiter für ihren Verantwortungsbereich Umsatzentwicklung, Margen und Provisionen im Blick.

Das Fazit von Franz Müller: „proALPHA ist unser zentrales System, das unsere Prozesse unternehmensweit automatisiert und optimiert. Besonders wichtig ist uns, dass der für uns eminent wichtige Produktkonfigurator vollständig integriert ist. Das Gleiche gilt für die Produktionsplanung und das CRM. Was wir dadurch an Zeit, Aufwand und Kosten sparen, ist enorm.“

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