Cloud-ERP für KMU: Was jetzt schon möglich ist

Die meisten umfassenden ERP-Lösungen sind für große Unternehmen konzipiert. KMU hingegen benötigen vor allem flexible Lösungen die rasch umzusetzen sind und in allen Unternehmensbereichen Zeitersparnisse bringen. Wir zeigen Ihnen was möglich ist und worauf Sie achten sollten. [...]

Moderne Cloud Systeme integrieren alle Bereiche (c) Scopevisio
Moderne Cloud Systeme integrieren alle Bereiche (c) Scopevisio

In vielen Unternehmen sind Prozesse im Unternehmen in zahlreichen Insellösungen vorhanden, welche unterschiedlichste Schnittstellenprobleme verursachen. Entscheidet man sich für eine neue, integrierte Unternehmenssoftware, sind die wichtigsten Kriterien für kleine und mittlere Unternehmen vor allem drei Dinge: einfach erlern- und bedienbar, cloudbasiert und skalierbar.

Eine einheitliche Lösung für alle Unternehmensbereiche sollte zumindest CRM, Marketing, Vertrieb, Projektplanung, Abrechnung und Finanzbuchhaltung enthalten. Weitere Bereiche sind dann auch Dokumentenverwaltung, Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung. Je mehr Funktionalitäten enthalten sind, umso besser lassen sich abteilungsübergreifend sämtliche Unternehmensprozesse durchgängig abbilden und Workflows über alle Abteilungen hinweg nahtlos erstellen.

Workflows

Idealerweise beherrscht eine Unternehmenssoftware Workflows: die Software kann dadurch gleichbleibende, wiederkehrende Tätigkeiten automatisch erledigen. Einmal angelegt, sorgt ein Workflow für reibungs- und fehlerlose Abläufe. Zum Beispiel von der Auftragserteilung über Projektplanung, Logistik und Ausführung bis zur Qualitätskontrolle und schließlich zur Abrechnung. Oder von der Akquise über Vertrieb, Angebotserstellung und Kundendatenpflege bis zu Abrechnung und Service-Intervallen. Ein Workflow-orientierter Ansatz bedeutet eine gewaltige Rationalisierung aller Unternehmensprozesse.

Auch die oft mühsame Rechnungsfreigabe wird durch Workflows zum Selbstläufer. Rechnungen können vom E-Mail-Postfach automatisch ins Rechnungseingangsbuch übernommen werden. Das System liest durch Texterkennung alle Daten aus und kontiert schon einmal automatisch vor. Je nach Art der Rechnung wählt die Buchhaltung nur noch den vorinstallierten Freigabeprozess aus. So geht zum Beispiel die Agenturrechnung zur Marketingleitung und Geschäftsführung. Diese erhalten eine Nachricht in Echtzeit und können die Rechnung im System prüfen und absegnen – und zwar auch vom Handy aus. Alle Schritte werden automatisch im Ereignisprotokoll dokumentiert, eine Überblicksliste zeigt immer den aktuellen Status sämtlicher eingegangener Rechnungen an. So verpasst man auch keine Skontofrist mehr.

Schließt ein Vertriebsmitarbeiter einen Auftrag ab, braucht er je nach Branche Informationen aus Kundenstammdaten, die gesamte Kommunikation mit dem Kunden, Produktkatalog und Verfügbarkeit eines Kollegen aus der Service-Abteilung. Dasselbe geschieht bei der Verrechnung: Diesmal greift die Buchhaltungsabteilung auf die jeweils notwendigen Informationen aus denselben Bereichen zu. Jede Information ist nur einmal erfasst und taucht überall dort auf, wo sie gebraucht wird. 

Management

Wenn alle Informationen auf diese Art miteinander verknüpft sind, kann die Unternehmensführung alle Bereiche überblicken und miteinander in Beziehung setzen – ein wesentlicher Faktor erfolgreichen Managements. Berichte sind daher ein wichtiger Bestandteil jeder ERP-Lösung. Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Liquiditätsbericht, Umsätze und Aufwände pro Kunde, Sales Forecasts, ein genauer Überblick über variable und fixe Kosten … viele Auswertungen sind bereits im System angelegt. Wer zusätzliche Auswertungen braucht, legt sie sich mit dem Berichtsgenerator selbst an. 

Bei modernen ERP Systemen liegen Software und sämtlicher Content in der Cloud. Das bedeutet, dass mobiles Arbeiten für alle möglich ist, mit der App auch auf Handy und Tablet. 

Kosten

Bei der Verrechnung sollte integrierte ERP Software eine Verrechnung gemäß der benötigten Features und der tatsächlichen Nutzung bieten. D.h. dass sich ein Basispaket um einzelne Module oder um zusätzliche Arbeitsplätze erweitern lässt. Kunden zahlen dann nur, was sie wirklich brauchen.


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