Den Mailroom neu denken: Fünf Vorteile einer digitalen Poststelle

Not mache erfinderisch, heißt es. Für die Corona-Pandemie – eine Ausnahmesituation, die dem Wirtschaftsleben und der ganzen Gesellschaft vielfältige Beschränkungen auferlegt hat – gilt dies in ähnlicher Weise. [...]

Informationen, die in einer traditionellen Poststelle eingehen, manuell zu verarbeiten, ist langsam und kostspielig. (c) Unsplash
Informationen, die in einer traditionellen Poststelle eingehen, manuell zu verarbeiten, ist langsam und kostspielig. (c) Unsplash

Trends und Entwicklungen, die ohnehin ins Haus standen, haben sich unter Pandemie-Bedingungen noch beschleunigt. Besonders die Digitalisierung hat angesichts der diversen Lockdowns einen immensen Schub erfahren. Der herausragende Nutzen von Digitalisierung und Automatisierung ist in unterschiedlichsten Branchen und für vielfältigste Prozesse deutlich geworden. Einer dieser Bereiche ist die Poststelle. Corona war in vielen Organisationen der Anlass, das Thema Posteingang ganz neu zu denken. Eine wichtige Erkenntnis: Die Zukunft gehört dem digitalen Mailroom.

Organisationen waren und sind unter den aktuellen Bedingungen gezwungen, viele Aspekte in ihren Arbeitsabläufen neu zu erfinden, einschließlich ihrer traditionellen Poststellen. In etlichen Unternehmen ist ein ganzes Jahr vergangen, ohne dass Mitarbeiter die Flut an papierbasierten Inhalten vor Ort hätten bewältigen können. Stattdessen haben sich vielerorts Remote- und Hybrid-Mitarbeiter als Norm etabliert. Vor diesem Hintergrund ist eine digitale Erfassung eingehender Dokumente nicht mehr nur nice-to-have – sie wird zum Muss. Schließlich sind tagtäglich Informationen mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern auszutauschen – über verschiedenste Kanäle und in unterschiedlichsten Formaten. Papierpost, Faxe und E-Mails stapeln sich da schnell.

Wichtige Transaktionsdokumente

Erschwerend wirkt, dass es sich bei den meisten eingehenden Poststücken um Transaktionsdokumente handelt, die für Geschäftsprozesse von zentraler Bedeutung sind. Kundenaufträge, Verträge, Rechnungen, Kundennachrichten oder Spesenabrechnungen sind nur einige Beispiele für die Dokumentenvielfalt im Posteingang. Solch ein Dokument in digitaler Form zu erfassen, reicht allein aber noch nicht aus, damit Geschäftsvorgänge reibungslos ablaufen – es muss auch zur richtigen Zeit bei der richtigen Person ankommen. Es gilt also, jedes eingehende Stück Post nach Typ zu kategorisieren sowie relevante Daten zu erkennen und zu extrahieren, um sie dann im richtigen Format und rechtzeitig an den entsprechenden Geschäftsprozess übergeben zu können. Zwar kann dieses Sortieren und Extrahieren manuell erfolgen – viele Unternehmen tun das auch heute noch –, aber dies ist ineffizient, zeitaufwendig und fehleranfällig. Erst recht, wenn die Poststelle personell unterbesetzt ist.

Fünf zentrale Vorteile einer digitalen Poststelle

Die digitale Poststelle hat unter Pandemiebedingungen ihren Nutzen eindrucksvoll unter Beweis gestellt. Denn im modernen digitalen Mailroom sind die Erfassung, Extraktion, Klassifizierung und Validierung eingehender Information automatisiert. Unternehmen, die den Wechsel bereits vollzogen hatten, profitierten davon immens. Es sind vor allem die folgenden fünf Vorteile der digitalen Poststelle, die sich in greifbaren Ergebnissen niederschlagen.

Geringere Kosten

Informationen, die in einer traditionellen Poststelle eingehen, manuell zu verarbeiten, ist langsam und kostspielig. Die Verarbeitung zu automatisieren, senkt dagegen die Betriebskosten deutlich. Intelligente Automatisierung ermöglicht es außerdem, den Poststellenbetrieb zentralisiert zu verwalten und über das gesamte Unternehmen hinweg zu skalieren. Ein weiterer, sehr positiver Effekt der Effizienzsteigerungen, die damit einhergehen, sind höhere Umsätze.

Höhere Geschwindigkeit

Kunden und Lieferanten erwarten heutzutage im Grunde immer sofort eine Antwort. Ihnen ist es egal, wie viele Dokumente ein Unternehmen Tag für Tag sortieren muss. Eine automatisierte und intelligente Lösung wandelt eingehende unstrukturierte Inhalte dagegen sofort in geschäftsrelevante Daten um. Dieser Ansatz beschleunigt die Dokumentenverarbeitung ganz erheblich. Selbst Ausnahmefälle zu bearbeiten, wird so zu einer Frage von Minuten statt – wie früher – von Tagen.

Verbesserte Sicherheit und weniger Risiko

Man darf sich nicht täuschen: Das Papierformat birgt immanente Risiken. Nur allzu leicht kann ein Mitarbeiter ein wichtiges Dokument verlegen, oder es gerät durch simple Unachtsamkeit in die falschen Hände. In der digitalen und automatisierten Poststelle lassen sich dagegen hochwertige digitale Abbilder aller eingehenden Dokumente erstellen – schon dieser Digitalisierungsschritt erhöht die Sicherheit. Außerdem macht es die Digitalisierung einfacher, automatisch Geschäftsregeln anzuwenden, die sicherstellen, dass ein Unternehmen die einschlägigen Vorschriften und Regulierungen für seine Branche stets einhält.

Mehr Genauigkeit und Kundenzufriedenheit

Selbst den aufmerksamsten Mitarbeitern unterlaufen bei einer manuellen Verarbeitung von Dokumenten und einer herkömmlichen Eingabe von Daten in Systeme Fehler. Die konsequente Automatisierung des Extraktions- und Validierungsprozesses vermeidet alle menschlichen Eingabe- und Erfassungsfehler. Außerdem wissen es Kunden (und Lieferanten) zu schätzen, wenn ein Unternehmen sehr schnell auf ihre Anfragen reagiert und sich um ihre Probleme kümmert. Neben der höheren Geschwindigkeit schafft auch die verbesserte Genauigkeit ein positives Erlebnis für Kunden und Partner. Zudem kann ein Unternehmen die Kommunikationserfahrung seiner Kunden personalisieren, indem es immer über den individuell präferierten Kanal mit ihnen kommuniziert.

Strukturierte Daten aus dem Mailroom

Von Kreditanträgen über die Auftragsbearbeitung bis zum Vertragsmanagement: Es ist Dokumentenintelligenz, die die digitale Poststelle ermöglicht. Document Intelligence nutzt kognitive Erfassung und künstliche Intelligenz (KI), um unstrukturierte Daten in strukturierte Datenbestände zu verwandeln. Die strukturierten Daten, die im digitalen Mailroom entstehen, treiben die digitale Transformation im gesamten Unternehmen voran. Dabei spielen auch sogenannte Embedded-KI-Funktionen eine wichtige Rolle, die unmittelbar am Endpunkt, in den Applikationen, ansetzen: wie etwa die Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing/NLP), maschinelles Lernen (ML), mobile Erfassung und auch Low-Code-Entwicklungsfunktionen, die Fachbereichsmitarbeiter befähigen, für ihre Abteilung selbst Softwarelösungen zu entwickeln. All diese modernen Technologien rationalisieren die Dokumentenverarbeitung sowohl im Front- als auch im Backoffice. Die digitale Poststelle, die auf intelligenter Automatisierungstechnologie, KI, vernetzten Systemen, Prozessorchestrierung und robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) beruht, stellt die Basis für eine weitreichende Automatisierung im gesamten Unternehmen dar. Anders gesagt: Die digitale Poststelle und die strukturierten Daten, die sie erzeugt, sind der Ausgangspunkt einer umfassenden Digitalisierung.

Fazit: Vom digitalen Mailroom zur digitalen Transformation

Der Trend zur digitalen Poststelle ist nicht neu. Die Pandemie hat nur unterstrichen, welche Automatisierungs- und Effizienzgewinne ein digitaler Mailroom ermöglicht. Unter allen Digitalisierungsaufgaben, die Unternehmen ins Haus stehen, wenn sie auch in Zukunft wettbewerbsfähig sein wollen, zählt die Digitalisierung ihres Posteingangs zu den grundlegendsten. Etliche Geschäftsvorgänge nehmen dort ihren Anfang. Hier, in ihrer Poststelle, müssen Unternehmen zukünftig unstrukturierte, papierbasierte Dokumente automatisiert erfassen und sie in strukturierte Daten verwandeln – als Basis einer Vielzahl von digitalisierten Geschäftsprozessen.

*Chris Huff ist Chief Strategy Officer bei Kofax.


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