Drei Lektionen über Automatisierung, die Geschäftsführer von Piloten lernen können

Eine der meistgenutzten Metaphern der Geschäftswelt stammt aus der Luftfahrt: Führungskräfte steuern ihre Organisationen, meistern Turbulenzen und sorgen dafür, dass Mitarbeiter und Kunden ihr Ziel sicher erreichen. Dieses Bild passt besonders gut in den Kontext der digitalen Transformation: bei der Umsetzung von Automatisierungsprojekten lassen sich zahlreiche Parallelen zu den Aufgaben eines Piloten erkennen. [...]

Was gilt es zu tun, wenn man im Cockpit sitzt, was muss man vermeiden und wie setzt man Erlerntes um, wenn man Automatisierungsprojekte in Angriff nimmt? (c) Pixabay

Was gilt es zu tun, wenn man im Cockpit sitzt, was muss man vermeiden und wie setzt man Erlerntes um, wenn man Automatisierungsprojekte in Angriff nimmt? Die richtige Vorbereitung sowohl für Piloten als auch für Führungskräfte ist das A und O. Für den Piloten ist die Checkliste die erste und wichtigste Etappe noch vor dem Flug. Sie mag langweilig erscheinen und doch ist sie lebenswichtig: Sicherheits- und technische Checks, Flugdatenanalysen, Überprüfung der Flugzeugsysteme und Treibstoffchecks – jeder Schritt muss gründlich durchgeführt werden. Der gesamte Flugverlauf hängt davon ab.

Dasselbe gilt für ein Unternehmen, das Automatisierungsprojekte startet. Jeder einzelne Bestandteil muss vor dem Start überprüft und analysiert worden sein. Bei einer kürzlich durchgeführten Studie zu diesem Thema hat sich gezeigt, dass fast zwei Drittel (61 Prozent) der befragten Entscheidungsträger in Deutschland der Meinung sind, dass ein umfangreiches Verständnis von Prozessen den primären Erfolgsfaktor für die Umsetzung von Automatisierungsprojekten bildet. Nur lediglich 16 Prozent gaben an, sie hätten ein „tiefes Verständnis“ für ihre Prozesse, bevor sie sie automatisieren.

Angesichts der globalen Weltwirtschaft und des ständigen Wandels kann es sich kein Unternehmen leisten, darauf zu warten, dass Fehler passieren und diese erst dann zu korrigieren, wenn sie bereits für negative Auswirkungen gesorgt haben. Um dies zu vermeiden, ist der richtige Technologiemix entscheidend.

1. Keine Reise verläuft identisch

Der Weg der Automatisierung ist bei jedem einzelnen Unternehmen unterschiedlich. Weder die einzelnen Ziele noch die Prozesse selbst sind die gleichen. Aus diesem Grund muss jedes Unternehmen seinen eigenen Weg zum Erfolg finden.

Der erste Schritt besteht darin, darüber nachzudenken, welche Prozesse automatisiert werden sollen. Der Erfolg der Automatisierung hängt davon ab, ob Unternehmen Ihre Prozesse in- und auswendig kennen und verstehen, welche Prozesse funktionieren – und noch wichtiger, welche nicht. Wenn Unternehmen ihre Prozesse vor deren Automatisierung nicht gründlich analysiert haben, riskieren sie, dass schlechte Prozesse automatisiert werden: Prozesse laufen zwar noch schneller ab, werden aber fehlerhaft durchgeführt. Das ist als würde man ein Flugzeug fliegen, bei dem man nicht weiß, wie viel Treibstoff noch im Tank ist. Das Flugzeug hebt zwar ab, aber riskiert nicht am Ziel anzukommen.

In der aktuellen Situation ist dies sogar noch wichtiger geworden. In Zeiten, wo Mitarbeiter einerseits in Kurzarbeit geschickt werden und andere Teams wiederum rund um die Uhr arbeiten müssen, um das Unternehmen über Wasser zu halten, sind solide Prozesse absolut unerlässlich. Es überrascht daher kaum, dass mehr als die Hälfte (52 Prozent) der Führungskräfte die Finanzplanung und Entscheidungsfindung für die Bereiche hielten, in denen der Einsatz von Process-Mining-Technologien am nützlichsten wäre. Die Verbesserung des Kundenerlebnisses (43 Prozent) stand an zweiter Stelle, gefolgt vom IT-Servicemanagement (37 Prozent) und dem notorisch prozesslastigen HR-Onboarding (36 Prozent).

2. Schalten Sie nicht zu früh auf Autopilot

Herauszufinden, welche Prozesse automatisiert werden müssen, ist eine Sache. Sie von da an zu verwalten, ist eine ganz neue Herausforderung – und eine, die ständige Aufmerksamkeit erfordern wird. Denn der Autopilot setzt erst dann ein, wenn das Flugzeug in der Luft sicher unterwegs ist.

Process-Mining-Technologien helfen Ihnen anhand von Unternehmensdaten bei der Analyse und beim Kennenlernen von Prozessen, aber sogenannte Prozessintelligenz geht noch einige Schritte weiter. Sie vermittelt ein tiefes Verständnis und bietet ein Echtzeit-Monitoring von Prozessen, was vielen Unternehmen fehlt. Prozess-Intelligenz-Technologie kann bis ins kleinste Detail gehen, erklären, warum Prozesse nicht funktionieren und wie man Fehler beheben kann. Nur so bekommt man die Werkzeuge an die Hand, mit denen man Probleme lösen kann, von deren Existenz man nicht einmal wusste. Führungskräfte müssen in dieser Phase ihre Prozesse kontinuierlich beobachten, um zu sehen, wo Probleme auftreten, welche Prozesse fehleranfällig sind und welche reif für eine Automatisierung sind.

Sobald Sie die richtigen Prozesse identifiziert haben, können Sie zur intelligenten Automatisierung übergehen – indem Sie Prozessintelligenz mit Automatisierung wie RPA kombinieren. Das ist der Übergang zum Autopiloten. Hier kann die Technologie potenzielle Probleme in Prozessen wie Engpässe oder Verzögerungen erkennen, bevor sie auftreten, und Bots können so eingesetzt werden, dass sie manuelle Schritte im Prozess eliminieren und den fehlerhaften Prozess so beheben. Ein menschliches Eingreifen ist dann nicht mehr nötig, weil die Probleme gar nicht erst auftreten. Für prozesslastige Branchen wie Finanzdienstleistungen oder Logistik und Transport kann das der Schlüssel zum Überleben in einer schwierigen Wirtschaftslage sein.

3. Rechnen Sie unterwegs jederzeit mit Turbulenzen

Auch wenn die intelligente Automatisierung in vollem Gange ist, wird es bei jeder Automatisierung immer turbulente Zeiten geben. Häufig sind die am schwierigsten zu automatisierenden Prozesse diejenigen, die den größten Effekt haben werden. Also ist jedem – vom Sitzungssaal bis zur Fertigung – daran gelegen, dass diese Prozesse einwandfrei ablaufen.

Für die Banken- und Finanzdienstleistungsbranche ergab eine kürzlich durchgeführte ABBYY-Studie, dass zum Beispiel der hilfreichste Anwendungsfall für RPA die Verbesserung der Finanzplanung ist. Sie erweist sich jedoch auch als die größte Herausforderung bei der Automatisierung. Im Versicherungswesen bereitet die Verbesserung des Kundenerlebnisses das gleiche Kopfzerbrechen – es ist wichtig, dass automatisierte Kundenanfragen reibungsfrei ablaufen, aber dies zu erreichen, ist keine leichte Aufgabe.

Der Druck, Automatisierung richtig zu implementieren, ist enorm. Alle Beteiligten müssen viel Zeit, Geld und Energie investieren. Deshalb sollten sich Unternehmen bei der Analyse ihrer Prozesse nicht ausschließlich auf ihre Mitarbeiter verlassen, vor allem dann nicht, wenn Technologie diese Aufgabe schnell und effizient übernehmen kann.
Wenn Technologie manuelle und arbeitsintensive Prozesse übernimmt, können Mitarbeiter ihre Zeit endlich mit Aufgaben verbringen, die für das Unternehmen von größerer Bedeutung sind. Gerade aktuell sind das Aufbauen von persönlichen Geschäftsbeziehungen, wie die Kundenbetreuung, das Lieferantenmanagement oder einfach die Unterstützung von Kollegen und Mitarbeiter das allerwichtigste. Diese menschliche Note benötigen wir heute mehr als je zuvor.

Angesichts der Tatsache, dass bereits immer mehr Unternehmen in Automatisierung investieren, müssen Unternehmen immer bessere Geschäftsergebnisse erzielen. Sie müssen also nicht bloß in Automatisierung, sondern in intelligente technologische Automatisierungs-Lösungen investieren. Ihre Prozesse in Ordnung zu bringen, bevor sie mit der Automatisierung beginnen, ist der entscheidende Schritt, um Misserfolge zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Investition Früchte trägt. Es braucht keinen Pilotenschein, um die Automatisierung erfolgreich zum Ziel zu bringen. Aber für die perfekte Landung müssen Sie schon sicherstellen, dass sie den richtigen Treibstoff – und auch genügend davon – im Tank haben.

*Markus Pichler ist VP Sales bei ABBYY Europe.


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