Fehlender Informationszugang ist der größte Collaboration-Bremsklotz

Unzugängliche und veraltete Informationen: Eine riesige Herausforderung, mit der mehr als jedes zweite Unternehmen bei der digitalen Zusammenarbeit (Collaboration) kämpft. Das ist ein zentrales Ergebnis der Marktforschungsreihe ECM Insights 2018 der SER-Gruppe. [...]

20 Prozent finden Informationen gar nicht, wenn sie sie dringend benötigen.(c) dexailo - Fotolia
20 Prozent finden Informationen gar nicht, wenn sie sie dringend benötigen.(c) dexailo - Fotolia

Wo drückt der Schuh bei der digitalen Zusammenarbeit von Projektteams in Unternehmen der DACH-Region? Die SER-Gruppe wollte es genau wissen und befragte dazu 1.826 CIOs, Prozessverantwortliche und IT-Leiter im Rahmen ihrer Marktforschungsreihe ECM Insights 2018. Besonders die fehlende gemeinsame Informationsbasis für alle beteiligten Projektmitglieder sehen 32 Prozent als die größte Herausforderung an. Jeder vierte Befragte (25 Prozent) beklagt zudem die fehlende Aktualität von Projektdokumenten – 20 Prozent von ihnen finden diese erst gar nicht, wenn sie sie dringend benötigen. „Gerade dieser Zustand ist Gift für die digitale Zusammenarbeit in Teams und führt im Worst Case zum Projektstillstand“, betont Manfred Zerwas, geschäftsführender Gesellschafter der SER-Gruppe.

Ungeeignete Tools für die Zusammenarbeit

Die Probleme treten dann auf, wenn Unternehmen auf Tools setzen, die für die digitale Zusammenarbeit nur rudimentär oder schlichtweg gar nicht geeignet sind. So gaben über die Hälfte der Befragten (51 Prozent) die E-Mail als erste Wahl für den Informationsaustausch in verteilten Teams an. Rund jeder Dritte nutzt dafür FTP-/File-Server. Das führt nicht selten zu einem Dokumenten-Versions-Chaos, in dem keiner mehr den Überblick über aktuelle Projektinformationen behält. Zudem können Informationen in komplexen Ordnerstrukturen und E-Mail-Postfächern vergessen werden oder verloren gehen.

Auffällig und alarmierend zugleich: 17 Prozent der befragten Studienteilnehmer nutzen aus dem privaten Umfeld bekannte Cloud-Lösungen zum Informationsaustauch mit externen Kunden und Partnern. Oft tun sie das ohne das Wissen der eigenen IT-Abteilung. So kann es passieren, dass wichtige Informationen nicht mehr der Hoheit des eigenen Unternehmens unterliegen und in die falsche Hände geraten: ein Compliance-Leck, das Unternehmen mit dem Einsatz eines Enterprise Content Management-Systems (ECM) von vorneherein ausschließen.

Mit ECM sicher & weltweit zusammenarbeiten

Dass ein ECM auch für das Informationsmanagement in der Collaboration erste Wahl ist, ist in vielen Unternehmen noch nicht durchgedrungen. Um sicher in globalen Teams mit stets aktuellen Informationen zusammenzuarbeiten, ist eine zertifizierte und mehrsprachig ausgelegte ECM-Plattform wie Doxis4 unumgänglich. Mit ihr können Unternehmen zahlreiche Business-Lösungen z.B. für die digitale Zusammenarbeit umsetzen – jeweils individuell zugeschnitten auf ihre Bedürfnisse. Dazu zählen etwa virtuelle Projekträume, wie Manfred Zerwas ausführt: „Digitale Zusammenarbeit lebt von einer gemeinsamen Informationsbasis in einer sicheren Arbeitsumgebung. Virtuelle Projekträume geben dem ein Gesicht. Hier können weltweit verteilte Teams Informationen gemeinsam organisieren, bearbeiten und austauschen – stets aktuell und jederzeit verfügbar.“

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