Intelligente Meetingraum- und Arbeitsplatzverwaltung

Als Arbeitsumgebung wollen Freiberufler, kleinere Start-ups oder digitale Nomaden flexible Workspaces. Dazu bedarf es einer intelligenten, bedienungseinfachen Raum- und Arbeitsplatzverwaltung, um eine effektive Ausnutzung und gute Planung in Coworking-Spaces zu gewährleisten. [...]

Digital und sensorgesteuert: Smarte Meetingraumverwaltung (nicht) nur für Coworking-Areas.
Digital und sensorgesteuert: Smarte Meetingraumverwaltung (nicht) nur für Coworking-Areas. (c) ROOMZ

Das Schweizer Unternehmen ROOMZ bietet ein Verwaltungstool mit kabellosen Displays sowie Raum- und Desk-Sensoren. Reservierungen können nicht nur in Echtzeit sowohl an einem Display als auch über das SoftwareTool getätigt und wieder aufgehoben werden, auf Wunsch erledigen das die ROOMZ-Sensoren automatisch. In der Praxis bedeutet das keine Ghostmeetings mehr – also keine gebuchten aber ungenutzten Besprechungsräume – sowie eine Übersicht belegter und freier Arbeitsplätze in Deskshare-Bereichen. Außergewöhnlich ist dabei nicht nur die einfache Handhabung, sowohl der Anbringung als auch des Reservierungs- und Freischaltvorgangs, sondern vor allem die Laufzeit: Die Displays werden kabellos wahlweise per Halterung oder Folie für Glaswände angebracht und laufen je nach Nutzungsverhalten zwei bis vier Jahre, der Akku der Sensoren vier.

Die Roms-Lösung besteht aus dem Display mit der Terminanzeige, einem Sensor und der Software zur Arbeitsplatzverwaltung. (c) ROOMZ,

Als Basis dient eine eigens entwickelte Managementsoftware, die sich einfach und kosteneffizient in eine bestehende ITInfrastruktur – beispielsweise über Microsoft Exchange, Office 365, IBM Lotus oder Google Calendar – integrieren lässt. Sie ist wahlweise als Cloud-Lösung oder On-Premise auf eigenen Servern verfügbar und bildet den Knotenpunkt zwischen Buchungssystem, Displays sowie Sensoren. Für die Belegung von Besprechungsräumen oder Einzelbüros fungiert das 8 Zoll große ROOMZ-Display als Anzeige. Es verwendet das bereits bestehende WLAN und verbindet sich mit der Ressource des Meetingraumes. Auf dem Display werden die aktuelle Raumbelegung, die nächsten Termine, deren Titel und Dauer sowie optional der Name des Organisators angezeigt. Über Funktionstasten im unteren Bereich, besteht auch analog die Möglichkeit, eine Sofortbuchung für ein kurzfristig anberaumtes Meeting vorzunehmen oder den Raum wieder freizuschalten, sobald es beendet ist. Dank E-Ink-Technologie und spezieller, austauschbarer Batterien, die eine Mindestlaufzeit von zwei Jahren garantieren, sind keine lästigen Ladevorgänge und damit einhergehendes An- und Abhängen nötig. Das Display ist ein Terminal-ServerClient, der lediglich ein Bild anzeigt. Entsprechend besteht kein Risiko in Bezug auf mögliche Hackerangriffe über das Device und auch physische Diebstähle ergeben wenig Sinn, da sich die Hardware für keine andere Anwendung nutzen lässt. 

Beispielgrafik: Auslastung von Konferenzräumen und Desk-Share-Bereichen. (c) ROOMZ

Sensor prüft Raumbelegung

Der ROOMZ-Raumsensor prüft mithilfe eines passiven Infrarot-Bewegungsmelders in Kombination mit einem patentierten Algorithmus die momentane Raumbelegung und gleicht diese mit den Reservierungen ab. Findet 15 Minuten keine Bewegung statt, obwohl ein Meeting gebucht wurde, wird der Raum automatisch freigegeben. Die ROOMZ-Desk-Sensoren ermöglichen in Desk-Share-Bereichen einen Echtzeit-Überblick über freie und belegte Arbeitsplätze. Eine Grafik, angezeigt über einen Smart TV, verdeutlicht mittels farblicher Markierung den Status der jeweiligen Plätze. Kabellos unter den Tisch geklebt, gibt der Desk-Sensor bei ausbleibender Anwesenheit eine Meldung an den Server, der auch die grafische Darstellung umgehend aktualisiert. Während Unternehmen so die Möglichkeit haben den variablen Platzbedarf zu analysieren und beispielsweise Zeiten mit einem hohen Arbeitsplatzbedarf auszulesen, bietet sich Workspace-Anbietern mit dem Tool die Möglichkeit, freie Arbeitsplätze einfacher zu organisieren. Bei längeren Buchungen eines Arbeitsplatzes kann dieser selbstverständlich unabhängig vom Sensor geblockt werden. 

Weitere Informationen unter www.roomz.io.


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