Software für die Post-Corona-Zeit

Schnell, intuitiv und flexibel – das sind nur einige Anforderungen, die Unternehmenssoftware heute erfüllen soll. Doch die Wahl des passenden Tools bereitet sowohl Start-ups als auch etablierten Unternehmen oftmals erhebliche Schwierigkeiten. [...]

Michael Hollauf, Managing Director der MeisterLabs GmbH, hat über 15 Jahre Berufserfahrung in Software-Unternehmen. (c) Michael Hollauf

Es stellt sich vor allem die Frage, ob Unternehmen besser auf eine Allround-Lösung setzen oder ein ganzes Toolkit brauchen, um die digitale Transformation erfolgreich zu realisieren. Welche Tools ergänzen sich und welche können über Schnittstellen miteinander verbunden werden? Zusätzlich steigert die Corona-Krise den Bedarf an neuen Lösungen, die die effiziente Zusammenarbeit ohne persönlichen Kontakt ermöglichen – sowohl im Team als auch mit Geschäftspartnern und Kunden. Seit Beginn der Pandemie haben bereits 52 Prozent der Unternehmen neue Tools eingeführt. Dieser Trend wird auch weiterhin anhalten. Das ergab eine Studie von Meister, die unter 400 Führungskräften und 400 Mitarbeitern ohne Führungsverantwortung in Deutschland im August 2020 durchgeführt wurde.

Immer mehr Menschen arbeiten derzeit gezwungenermaßen von zu Hause aus. Aus meiner Perspektive wird sich dieser Trend auch nach der Corona-Krise nicht mehr vollkommen umkehren, insbesondere, da die Digitalisierung im Mittelstand durch die aktuellen Entwicklungen so stärker vorangetrieben wird und unumstrittene Effizienzsteigerungen in Aussicht stellt. Wichtig ist jedoch, sich jetzt technisch richtig aufzustellen, um die vormals analogen Prozesse mithilfe von digitalen Lösungen optimal zu ersetzen und langfristig zu verbessern. Was sollten Unternehmen also bei der Wahl der neuen Software beachten?

1. Die Bestandsaufnahme

Die Auswahl an Tools und Softwarelösungen ist riesig. Deshalb sollten Unternehmen als ersten Schritt eine Bestandsaufnahme durchführen. Welche Software wird im eigenen Unternehmen bereits genutzt und welche noch gebraucht? Telefonieanbieter, Videokonferenzsysteme, Task-Management-Systeme oder Social Intranets – die Liste an Möglichkeiten für Unternehmenssoftware ist sehr lang. Nachdem Unternehmen sich einen Überblick geschaffen und Klarheit erlangt haben, können sie im nächsten Schritt die Leistungen der unterschiedlichen Anbieter miteinander vergleichen.

2. Das passende Toolkit

Bei der Suche nach einer neuen Softwarelösung besteht der erste Schritt oftmals aus einer intensiven Internetrecherche, die für gewöhnlich an erster Stelle die Marktführer in der jeweiligen Nische aufzeigt. Doch Marktführer sind nicht automatisch die beste Wahl, zumal sie häufig höherpreisig angesetzt sind und etliche der inkludierten Funktionen womöglich gar nicht gebraucht werden. Es lohnt sich daher, in einer Recherche auch weniger bekannte Softwareanbieter in Betracht zu ziehen. Je nachdem, wie groß ein Unternehmen ist, beziehungsweise wie viele Mitarbeitende eine Software nutzen sollen, können sich trotz allem die Premium-Varianten lohnen. So kann sichergestellt werden, dass es keine Einschränkungen und genug Zugänge für alle User gibt.

Unsere Umfrage ergab, dass die Bereiche Online-Meetings, Online-Kommunikation und Task-Management derzeit am gefragtesten bei Firmen sind.

Virtuelle statt persönliche Treffen

Persönliche Meetings sind bis auf Weiteres auf Eis gelegt. Gerade, da internationale, aber auch Inlandsreisen schwieriger geworden sind bzw. kaum noch stattfinden, muss für Meetings eine Alternative her. Softwareanbieter für virtuelle Online-Meetings sind deshalb für Unternehmen unentbehrlich. Team- und Management-Meetings, Medien-Interviews oder Veranstaltungen und Konferenzen mit bis zu mehreren hundert Teilnehmern – all das wird durch diese Tools möglich. Abhängig von den jeweiligen Bedürfnissen entscheidet jedes Unternehmen für sich, ob es ein Marktführer wie Zoom oder ein Anbieter sein soll, der möglicherweise aus dem europäischen Raum stammt und daher zum Beispiel aufgrund von Themen wie Datenschutz eher in Frage kommt.

Chats zur schnellen Kommunikation

Für interne und auch externe Absprachen mit Kunden und anderen Stakeholdern eignen sich Chats als Kommunikationskanal. Social Intranets sind außerdem für die interne Kommunikation sinnvoll, da sie neben Chats eine ganze Plattform zum Austausch und Wissenstransfer bieten. Durch Gruppen in den Chats und auf Social-Intranet-Plattformen können neben beruflichen Themen auch persönliche Belange zu Hobbys und anderen Interessen ausgetauscht werden. Das trägt nicht nur zum Teamzusammenhalt bei, sondern fördert und stärkt zusätzlich die Unternehmenskultur. Ein Aspekt, der gerade in Zeiten des Homeoffices wichtiger denn je wird. So schaffen Unternehmen trotz der Entfernung und dem Fehlen von persönlichen Meetings Nähe zu den Mitarbeitenden und zum Unternehmen.

Tasks und Projekte verwalten

Aufgaben und Projekte können durch entsprechende Tools getrackt und gesteuert werden. Durch Task-Management-Tools wie MeisterTask können Teams aktuelle Projektstände beobachten und überschauen. Entsprechende Tools ermöglichen allen Mitarbeitenden Zugang zu einzelnen Projekten, Aufgaben können erstellt und Verantwortlichen zugewiesen sowie Deadlines festgelegt werden. Ein weiterer Vorteil dieser Art von Task-Management ist, dass sie Produktivität und Effizienz in Unternehmen nachweislich steigern. Das ergab auch eine Studie von Capterra aus dem Jahr 2018. Darüber hinaus finden sich so alle Informationen gesammelt an einem Ort und ersparen Wissensarbeitern somit wertvolle Arbeitszeit, die sonst für die Suche nach Informationen verschwendet wird.

3. Das neue Toolkit auf den Prüfstand stellen und evaluieren

Nach einer Testphase, in der Mitarbeitende Zeit hatten, die neuen Softwarelösungen zu testen und mit diesen zu arbeiten, sollte zusammen im Team eine Auswertung stattfinden. Wichtig sind hier Fragen wie: Lassen sich auch andere Apps integrieren? Beispielsweise lassen sich MeisterTask oder Google Drive in Kommunikationskanäle wie Slack integrieren, was die Dateiablage oder Projektverfolgung immens vereinfacht. Eine solche Automation steigert letztlich die Produktivität auf allen Seiten.

Im Anschluss kann während der Evaluation diskutiert werden, welche Tools sich als nützlich erwiesen haben und welche möglicherweise Prozesse verlangsamt haben. Daraufhin kann neu sortiert werden und ein angepasstes Set an Softwarelösungen auch zukünftig verwendet werden, sodass Mitarbeitende Zeit dazu gewinnen und produktiv arbeiten können.

Diese Software ist gekommen, um zu bleiben

Der Bedarf an Task-Management-Tools ist schon vor der Krise stark gestiegen. Zukünftig wird der Trend auch weiter anhalten. Im Hinblick darauf, dass Kolleginnen und Kollegen nicht nur jetzt, sondern voraussichtlich auch langfristig die Möglichkeit haben werden, im Homeoffice und remote zu arbeiten, ist die teaminterne und -übergreifende Organisation fundamental. Tools können dabei helfen, den schnellen Austausch aus dem Büro ins Netz zu verlagern, und so garantieren, dass die Arbeit reibungslos funktioniert.

Nichtsdestotrotz werden einige Tools nach der Corona-Krise auch wieder abgeschafft werden: Laut unserer Umfrage plant über ein Drittel der Befragten (37 Prozent) einige Tools nach der Krise wieder einzustellen. Auffällig ist, dass knapp die Hälfte der Befragten (46 Prozent), die auf Tools verzichten will, dabei vorhat, Videokonferenzsysteme wieder abzuschaffen. Dagegen ist Task-Management-Software gekommen, um zu bleiben: Hier planen nur 18 Prozent, die Nutzung dieser Tools nach der Krise einzustellen.

Teams können ihre Produktivität steigern, wenn Unternehmen es schaffen, mit den kontinuierlichen technologischen Veränderungen und Entwicklungen mitzugehen. Stellen Unternehmen die aktuellsten Softwarelösungen in den Mittelpunkt, wird sehr deutlich, dass Unternehmen stark davon profitieren und auch die Krisenresilienz eines Betriebs positiv prägen. Aus diesen Gründen werden die neu eingeführten Tools sehr wahrscheinlich auch über die Pandemie hinaus weiter in Gebrauch bleiben und die Digitalisierung der Firmen vorantreiben und festigen.

*Michael Hollauf ist Mitgründer und Managing Director der MeisterLabs GmbH.


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