Versteckte Hürden beim Einsatz zu vieler Collaboration-Tools geschickt meistern

Die meisten Unternehmen wollen ihren Mitarbeitern die besten Tools und Erfahrungen an die Hand geben, um Prozesse effizienter zu gestalten und die Zusammenarbeit zu verbessern. Doch das bedeutet nicht, dass sie ihnen so viele Lösungen und Systeme wie möglich zur Verfügung stellen sollten. Paul Gentile von LogMeIn erklärt, wie Unternehmen stattdessen vorgehen sollten, um ihre Mitarbeiter optimal zu unterstützen. [...]

Zu viele Collaboration-Tools können und das Arbeitsumfeld chaotischer statt übersichtlicher machen. (c) pixabay
Zu viele Collaboration-Tools können und das Arbeitsumfeld chaotischer statt übersichtlicher machen. (c) pixabay

Zu viele Collaboration-Tools können und das Arbeitsumfeld chaotischer statt übersichtlicher machen. So kann es durch die Streuung von Assets und Insights auf verschiedenen Bildschirmen, Browser-Tabs und Apps deutlich schwieriger werden, schnelle Antworten zu erhalten. Und ärgern sich Mitarbeiter über den Einsatz einer Lösung, kann dies auch die Begeisterung für andere Systeme schmälern. Dies sind die verborgenen Risiken, die mit dem Einsatz zu vieler Collaboration-Tools einhergehen. So können Unternehmen die Zusammenarbeit ihrer Teams und Mitarbeiter verbessern, ohne dabei immer wieder neue Lösungen einzusetzen:

1. Probleme analysieren und nicht sofort eine neue Lösung einsetzen

Manchmal ist Ungeduld, manchmal Frustration der Grund, warum Mitarbeiter sind nach neuen Möglichkeiten umsehen, wie sie Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern könnten. Stattdessen wäre es ratsam, mehr Zeit in die Lösungen zu investieren, die bereits vorhanden sind. So werden Funktionen und Möglichkeiten entdeckt, die noch nicht bekannt sind, die ein Problem aber lösen könnten. Warum sind Anwender eigentlich verärgert über den Einsatz einer bestimmten Lösung? Wie ließe sich die Frustration beheben? Antworten bietet eine Ursachenanalyse, die zwar etwas Zeit kostet, sich aber auszahlt, wenn kein neues Tool gekauft, stattdessen aber auf unbekannte Features gesetzt werden kann. Es kann beispielsweise sein, dass sich Anwender über Dinge ärgern, die nicht funktionieren, die nicht zugänglich sind oder die nicht ganz klar sind. Als Gegenmaßnahme können Trainings verändert und angepasst werden, so dass Kollegen und Mitarbeiter lernen, sicherer und besser mit den zur Verfügung stehenden Tools umzugehen.

2. Vorteile langjähriger Partnerschaften mit einem Anbieter nutzen

Abgesehen von den Kosten für zusätzliche Software– oder Cloud-Lösungen bringt jedes neue Kollaborationswerkzeug neuen Aufwand sowie Schulungs-, Integrations- und Wartungskosten mit sich. Damit nicht genug: Wer seine Collaboration-Tools auf viele verschiedene Anbieter verteilt, verpasst außerdem die Chance, eine tiefere Beziehung zu einem Anbieter aufzubauen, der Zeit und Energie investieren kann, um das jeweilige Unternehmen besser zu verstehen. Unternehmen sollten daher auf einen Anbieter setzen, der mehrere Funktionen in einer einheitlichen Umgebung bereitstellen kann, so dass Benutzer ihre Arbeit in einer einzigen App bündeln und zentral verwalten können. Die Vorteile einer fundierten Partnerschaft sollten stets in Betracht gezogen werden. Hierzu gehören persönliche Gespräche über die individuelle Nutzung von Funktionen oder neue Versionen, exklusive Beta- oder Pilotprogramme und ergänzende Services wie Training oder Implementierung.

3. Mobile Geräte nicht überfrachten

Eine typische Collaboration-Anwendung kann weit über 100 MB groß sein. Das klingt zunächst einmal nach nicht viel. Doch Mitarbeiter nutzen ihre mobilen Apps heute beruflich genauso oft wie ihre Computer. Da Smartphones zumeist lediglich 32GB oder weniger Speicherplatz haben, könnten zu viele Collaboration-Tools bedeuten, dass viel mehr Zeit für „Wenig Speicherplatz“-Warnungen aufgebracht werden muss als tatsächlich mit den Tools zu arbeiten.

4. Vertrauen in Technologien und Tools stärken

Konsistenz schafft Vertrauen, und Inkonsistenz macht es zunichte. Mitarbeiter wollen sicher sein, dass ihnen die neuesten und besten Tools zur Verfügung stehen. Außerdem möchten sie stets wissen, wo sie die Assets oder Kollegen finden, die sie benötigen und die ihnen bei ihrer Arbeit helfen können. Die Streuung von Assets und Experten über viele verschiedene Collaboration-Tools untergräbt das Vertrauen, das sie in Unternehmen und Firmenlenker setzen. Neue Integrationen und Verbindungen zwischen Tools lassen Kosten und Wartungsaufwand steigen. Viel sinnvoller ist hingegen eine „Single Source of Truth“, also eine einzige Anlaufstelle und Technologie, oder zumindest möglichst wenige Tools, an die Anwender ohne Weiteres herankommen.

5. Auf Kommunikation und Absprachen setzen

Last but not least sollten Unternehmen überlegen, ob die wahren Kollaborationsprobleme vielleicht gar nicht mit dem jeweiligen Tool zusammenhängen, sondern eventuell mit dem Kommunikationsstil? Das Hinzufügen weiterer Tools ist nicht nur kostspielig. Zudem werden tiefere Probleme mit Trainings, Firmenkultur oder Arbeitsplatzkompatibilität auf diese Weise einfach ignoriert. Die Harvard Business Review weist beispielsweise darauf hin, dass ein schwerfälliges Management, schlechte Feedback-Praktiken oder organisatorische Komplexität sich mit Strategien lösen lassen, die zwar Aufmerksamkeit und Zeit, aber keine neue Software erfordern. Ein hilfreicher Tipp: Im Gespräch mit der Personalabteilung lässt sich herausfinden, welche Unterstützung und Tools Mitarbeiter sich wirklich wünschen und brauchen, um besser zusammenzuarbeiten.

*Paul Gentile ist Senior Director, Product Marketing bei LogMeIn.

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