Office Manager DMS jetzt mit DSGVO-konformen Löschkonzept

Das Major Upgrade auf Version 18.0 der Dokumentenmanagement-Software (DMS) Office Manager DMS bringt vor allem neue Funktionen in den Bereichen DSGVO und Aufbewahrungsvorschriften des Finanzamts sowie der Blockchain-Revision mit. Zudem wurde die Benutzeroberfläche verbessert. [...]

Die Version 198.0 des Office Manager erhielt eine verbesserte Benutzeroberfläche.
Die Version 198.0 des Office Manager erhielt eine verbesserte Benutzeroberfläche. (c) Softwarebüro Krekeler

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfordert in Sachen Schutz von personenbezogener Daten auch Anpassungen bei DMS. Die neue Version 18.0 des Office Manager DMS unterstützt jetzt Anwender bei der Erfüllung der neuen rechtlichen Vorschriften, die sich sowohl aus der DSGVO aber auch aus Aufbewahrungsvorschriften von Unterlagen für das Finanzamt ergeben. So ist beispielsweise ab sofort die Definition von Aufbewahrungsfristen und das Löschen von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist möglich.

„Die Herausforderung war, dass sich die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten [für das Finanzamt] und der Schutz von personenbezogenen Daten gegenüberstehen, aber trotzdem unter einen Hut gebracht werden müssen. Das haben wir mit dem nun integrierten Löschkonzept geschafft, nach dem Daten nach Ablauf dieser Pflichten gelöscht werden können“, sagt Harald Krekeler, Entwickler von Office Manager und Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.

Dokumente und personenbezogene Daten endgültig und nachweisbar löschen

„Nach Artikel 17 der DSGVO darf eine elektronische Speicherung personenbezogener Daten in der Regel nicht mehr unbefristet erfolgen. Nach Ende der Aufbewahrungsfrist sollten diese gelöscht werden. Das haben wir in Office Manager Version 18.0 berücksichtigt, indem Anwender künftig jeder Dokumentkategorie eine Aufbewahrungsfrist zuordnen können. Allerdings gelten für wichtige und für nicht definierte Kategorien automatische Mindestfristen“, erläutert Harald Krekeler. Nach Ablauf der Frist können Dokumente aus dem Archiv gelöscht werden, wobei das Löschdatum von einem Internet-Zeitserver bestätigt wird, um Manipulationen zu verhindern. Zudem ermöglicht das DMS jetzt auch die Festlegung des Datenschutzbeauftragten. Diese Information wird fortan in allen datenschutzrelevanten Dialogen eingeblendet.

In diesem Zusammenhang wurden auch die Löschfunktionen verfeinert: So ist das Löschen von Versionen nur noch zulässig, wenn auch das Hauptdokument endgültig gelöscht werden darf. „Wir haben den Schutz von Dateien erhöht, die von mehreren Datensätzen verlinkt sind. Die Meldung, dass einzelne Dokumente nicht gelöscht werden dürfen, erscheint jetzt als Dialog und nicht mehr als Pop-up. Bei abgelehnten oder gescheiterten Löschversuchen in Skripten wird ein Fehler ausgelöst“, informiert Krekeler.

Zudem wurde die Revisionssicherheit erneuert: So werden nachträgliche Änderung an relevanten Dokumentattributen jetzt nicht mehr nur protokolliert, sondern während einer Dokumentenrevision auch aufgelistet. Vor einer Änderung wird der Anwender darauf hingewiesen.

Documentchain: Revisionssicherheit mittels dezentraler Blockchain

Eine weitere, komplett neue Funktion ist die Integration von Documentchain in das DMS. Office Manager 18.0 erlaubt zusätzlich die Speicherung von Dokumentinformationen in einer öffentlichen Blockchain und ermöglicht dadurch eine verbesserte Bestätigung der Revisionssicherheit wichtiger Belege und Verträge. „Nutzer von Office Manager können später nachweisen, dass ein Dokument zum angegebenen Zeitpunkt vorhanden war und seitdem unverändert ist“, so Krekeler zur Bedeutung.

Modernisierte Benutzeroberfläche und neuer PDF-Viewer

Auch die Benutzeroberfläche erfuhr eine deutliche Überarbeitung. Anwender können nun zwischen unterschiedlichen Stilen wählen und die Farb- und Textgestaltung umfangreich anpassen. Deutlich verbessert wurde auch die PDF-Vorschau: Das Laden der Dokumente erfolgt jetzt unter Verwendung mehrere Hintergrundprozesse und wird beim zwischenzeitlichen Wechsel des Datensatzes abgebrochen. Anwender blättern künftig einfacher durch die Dokumentseiten durch Verwendung von Standardtasten oder dem Mausrad. Für den neuen Fujitsu ScanSnap iX1500 hat das Softwarebüro Krekeler Office Manager 18.0 auch gleich eine Anpassung spendiert und die DMS mit der Treiber-Software „ScanSnap Home“ verifiziert.

Weitere Informationen zum Major-Upgrade finden Interessierte unter www.officemanager.de/historie/office-manager-18/18-0-0-543.html.


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