Projekt-Aufwandsschätzung: Warum Puffer keine Option sind

IT-Projekte bringen ganz besondere Schwierigkeiten mit sich – beginnend bei Zielbestimmung und Begriffsdefinitionen. Warum Aufwandsschätzungen immer falsch sein werden. [...]

Hans-Jörg Steffe, Trainer bei Aschauer IT, Leiter des ADV-Lehrganges „Business Requirements Expert“. (c) privat

Schon lange bestätigen Studien, dass unklare oder falsch interpretierte Projektziele ein großes Problem bei der erfolgreichen Projektabwicklung darstellen. So identifizierte GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement1 bereits 2007 „schlechte Kommunikation“ und „unklare Anforderungen und Ziele“ als häufigste Ursachen für misslungene Projekte. Und wenn es bereits bei der Startposition schwammig wird, steht die Projektschätzung ohnedies unter schlechten Sternen.

Wohin geht’s eigentlich?

Um das gemeinsame Ziel, das die Grundlage für eine Aufwandsschätzung darstellt, definieren zu können, ist vor allem ein Miteinander und Konsolidieren nötig. Sowohl die Fachabteilung als auch die IT-Abteilung bringen essenzielle Informationen und Ansichten mit, die berücksichtigt werden müssen. Der oder die Verantwortliche, im Idealfall zertifizierter Business Requirement Expert, muss in diesem Zielfindungsprozess vorhandene „Sprachbarrieren“ überbrücken und dafür sorgen, dass sämtliche Perspektiven berücksichtigt werden. Konflikte sind dabei nicht immer vermeidbar, können aber, gut gemanagt, zur Motivation der Beteiligten beitragen.

Verschätzen garantiert

Ist das Ziel einmal definiert, ist die Anforderungserhebung mit dem Fachbereich dennoch noch lange nicht fertig. Denn wie jenes Ziel zu erreichen ist, hängt von den nötigen Geschäftsobjekten, Beteiligten und den diesen zugrundeliegenden Prozessen ab. Diese müssen in Einklang gebracht und vollständig berücksichtigt werden. Und hier folgt nun die große Desillusion: Trotz allem ist eine punktgenaue Schätzung von Aufwand und Kosten eines Projektes nie möglich. Schätzungen sind immer ungenau – je früher sie durchgeführt werden, desto ungenauer sind sie. Aber: Mit einer professionellen Herangehensweise an Business Requirements Engineering und einer Extraportion an Mut und Willen gelingen Schätzungen, mit denen gearbeitet werden kann, und die eine professionelle Planung ermöglichen.

Selbstbelügen durch Puffer

Wer sich nun im falschen Film fühlt, missinterpretiert möglicherweise den Begriff Schätzung. Schließlich liegt es in dessen Natur, nicht exakt zu sein – sondern viel mehr, die Planung von Ressourcen möglich zu machen. Wer nun daran denkt, dass mit eingeplanten Puffern der Schätzung zur Exaktheit verholfen werden könne, wird gleich noch einmal enttäuscht: Zeit- und Ressourcenpuffer sind nie eine Option – werden dabei immerhin Ressourcen gebunden, die in anderen Projekten besser eingesetzt wären. Nur, wer sich selbst belügen möchte, plant Puffer ein. Sinnvoller ist es, erprobte Tools und Methodiken anzuwenden und beispielsweise mit Bandbreiten zu arbeiten.

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