Schlechte Software kostet Mittelstand mehr als einen halben Arbeitstag pro Woche

Wie digital arbeitet der kleine Mittelstand, an welchen Stellen wird er ausgebremst? Teamleader hat 1.000 Angestellte gefragt, an welchen Stellen sie Zeit verschwenden und sieben Stellschrauben identifiziert, an denen Chefs für mehr Effizienz sorgen können. [...]

Im Mittelstand werden Angestellte häufig aufgrund schlechter oder fehlender Software ausgebremst - und verlieren dadurch viel Zeit. © Liderina - shutterstock.com
Im Mittelstand werden Angestellte häufig aufgrund schlechter oder fehlender Software ausgebremst - und verlieren dadurch viel Zeit. © Liderina - shutterstock.com
Mehr als sechs Stunden pro Arbeitswoche verliert jeder Mitarbeiter in kleinen mittelständischen Unternehmen aufgrund mangelhafter oder fehlender Technik. So lautet eines der Ergebnisse einer repräsentativen Umfrage unter 1.000 Angestellten in Unternehmen mit einer Größe von bis zu hundert Mitarbeitern.
Teamleader, Anbieter einer Cloud-basierten CRM-, Projekt- und Office-Management-Suite, hat zudem untersucht, bei welchen tagtäglichen Aufgaben Mitarbeiter besonders viel Zeit verlieren. Dabei fragte das Unternehmen explizit nach der subjektiv verschwendeten Zeit und nicht nach der Gesamtzeit, die für bestimmte Aufgaben aufgewendet wird. Ausgebremst werden Angestellte demnach unter anderem beim Management von Angeboten, Verträgen und Rechnungen, bei der Kommunikation mit Kunden und beim Aktualisieren von Kundendaten. Was die Studie auch zeigt: Cloud-Lösungen gehört die Zukunft, auch im kleinen Mittelstand.
Bessere Work-Life-Balance gewünscht
„Betriebe ließen sich also sehr viel effizienter führen – oder entspannter: Im Rahmen der Studie haben wir auch herausgefunden, dass ein Drittel der Angestellten mehr als 40 Stunden die Woche arbeiten. Fast ein Drittel wünscht sich eine bessere Work-Life-Balance. Eingesparte Zeit könnte also auch die Mitarbeiter glücklicher machen“, sagt Jeroen De Wit, CEO bei Teamleader.

Was aus der Studie ebenfalls hervorgeht: Cloud-Anwendungen gehört die Zukunft, auch im Mittelstand. Fast ein Drittel (29 Prozent) der Befragten hat einmal täglich oder öfters Probleme mit lokaler Software – nur 14 Prozent melden Schwierigkeiten in dieser Frequenz, wenn es um Cloud-Anwendungen geht. Im Durchschnitt sind Mittelständler zudem überzeugt, dass sie mindestens eine Stunde pro Woche einsparen könnten, wenn sie sich nicht mehr um Updates ihrer Software kümmern müssten.

Bei diesen Aufgaben verlieren Mitarbeiter besonders viel Zeit
Mit einem professionellen Projekt- und Rechnungsmanagement samt einer vernünftigen Kommunikationsplattform würden Mittelständler die meiste Zeit einsparen: Vor allem die Abstimmung von Angeboten, Konzepten, oder Verträgen mit Kunden frisst unnötig Zeit. Mehr als ein Viertel der Befragten (26 Prozent) sieht ein bis zwei Stunden Einsparpotenzial pro Woche, fast ein Fünftel (19,5 Prozent) sogar drei bis fünf Stunden.
Wer über ein professionelles Customer Relationship Management-Tool verfügt kann in der Woche im Schnitt eine Stunde und 20 Minuten einsparen – in 15 Prozent der Unternehmen gar drei bis fünf Stunden.

Weiteres Optimierungspotenzial sehen die Befragten beim Terminmanagement, bei der Zeiterfassung und beim Dateimanagement (jeweils mehr als eine Stunde pro Woche).

Viel Zeit könnten Mittelständler auch einsparen, wenn sie mehr Aufgaben automatisieren würden. Genau ein Drittel der Belegschaft verbringt ein bis zwei Stunden pro Woche damit, Aufgaben manuell zu erledigen, für die es technische Lösungen gäbe.
Fehlende Schnittstellen zwischen Anwendungen kosten fast eben so viel Zeit: 31 Prozent verbringen ein bis zwei Stunden mit dem Übertragen von Daten.
Weil Software nicht nutzerfreundlich genug ist, geht im Schnitt mehr als eine Stunde pro Woche pro Mitarbeiter verloren.
Ebenfalls mehr als eine Stunde könnten Mittelständler einsparen, wenn sie Anwendungen auch mobil bereitstellen würden.
„Chefs müssen ja nicht alles auf einmal angehen“, so De Wit. „Wer aber seine Software nach und nach optimiert, kann mehr als einen halben Tag pro Woche herausholen.“

* Hans Königes ist Ressortleiter Jobs & Karriere bei der Computerwoche.

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