Social Intranet implementieren: So geht’s richtig

Ein Social Intranet kann dabei helfen, die interne Kommunikation zu verbessern. Gerade in Zeiten von Remote Work ist das für Unternehmen wichtiger denn je. [...]

Ein Social Intranet kann - gerade in der Remote-Work-Ära - dabei helfen, die interne Kommunikation im Unternehmen zu verbessern (c) pixabay.com

Ein Social Intranet kann dabei helfen, die interne Kommunikation zu verbessern. Gerade in Zeiten von Remote Work ist das für Unternehmen wichtiger denn je. Im Unterschied zum gängigen Intranet ermöglicht ein Social Intranet nicht nur die Top-Down-Kommunikation, sondern integriert direkte Feedback-Kanäle und fördert die Kommunikation auf allen Ebenen. Doch zur Verbesserung der internen Kommunikation reicht es nicht allein aus, sich solch eine Software anzuschaffen.

Social Intranet: 5 Schritte zur Kommunikationsoptimierung

Ein Social Intranet ist kein Selbstläufer. Es braucht einen ausgefeilten Plan, wie es ausgerollt wird, und eine Strategie, wie im besten Fall das ganze Team schnell ein digitales Zuhause findet. Die folgenden Schritte helfen bei der Umsetzung eines Intranets.

1. Fundierte Strategie

Damit Organisationen einen gezielten Mehrwert aus einem Social Intranet ziehen können, bedarf es einer konkreten Planung und zielgerichteter Kommunikation. Folgende Fragen sind im Vorhinein wichtig: Wie sieht der Status Quo aus? Was wollen wir daran mit welchem Ziel ändern? Gibt es ein Projektteam, das sich um die Umsetzung kümmert? In welchem Zeitraum wollen wir das Projekt umsetzen? Wer verantwortet zukünftig welche Bereiche? Welche Daten werden übertragen und wie organisieren wir diese?

Diese Fragen zeigen nur beispielhaft, dass es einer gewissen Vorbereitung benötigt, bevor eine Social-Intranet-Lösung etabliert werden kann. Zur Strategie gehört auch, dass sich die Geschäftsleitung überlegt, wie Teams gleich von Beginn an mit einbezogen werden können. Dafür kann es helfen, Feedback einzuholen, beispielsweise durch kleinere Abstimmungen und Mitarbeiterumfragen. Sind alle Fragen klar beantwortet und ein detaillierter Plan gemacht, kann es mit einem Anbietervergleich weitergehen.

2. Ziele im Hinterkopf

Es gibt inzwischen eine große Auswahl an Softwarelösungen und Tools für Social Intranets. Bei einem Vergleich sollte man daher immer die Ziele im Hinterkopf behalten, die ein Social Intranet erfüllen soll. Anhand dieser kann dann das passende Tool, beziehungsweise die passende Softwarelösung ausgewählt werden. Bei der Entscheidungsfindung ist es außerdem hilfreich, auch immer bereits existierende Tools zu überprüfen. So vermeiden Sie Doppelungen und funktionelle Überschneidungen.

3. Transparenz und Feedback

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die begleitende Kommunikation. Das verantwortliche Projektteam erklärt allen Mitarbeitern – im Innen- als auch im Außendienst – frühestmöglich das Social Intranet. Somit erhalten sie ausreichend Zeit, sich das neue Tool anzuschauen, kennenzulernen und damit zu arbeiten. Bei der Einführung eines neuen Tools oder einer neuen Software ist Feedback ungemein wichtig, da nur so Verbesserungen getroffen werden können.

Das Social Intranet selbst ist natürlich auch der am besten geeignete Ort, um die dazugehörigen Daten und Informationen gesammelt zur Verfügung zu stellen. Im Idealfall werden hier die Ordner gebündelt abgelegt und für alle Teams frei zugänglich gemacht. Damit entsteht nicht nur ein umfangreicher Überblick über Daten und Informationen, man schafft gleichzeitig Transparenz im Unternehmen und vereinfacht die Einarbeitung neuer Kollegen.

4. Mobile Nutzung

Heutzutage sind mobile Anwendungen nicht mehr aus dem Business-Alltag wegzudenken. Deshalb ist es wichtig, dass das Social Intranet auch auf Smartphones oder Tablets verfügbar ist. Für die mobile Nutzung bietet sich dabei auch eine App an.

Die Mitarbeiterkommunikation per App stärkt die Nähe zum Unternehmen (c) Coyo

Eine entsprechende mobile Applikation stellt sicher, dass der Austausch jederzeit möglich ist – egal, ob sich die Mitarbeiter im Büro, im Homeoffice oder unterwegs im Außendienst befinden. Die Mitarbeiterkommunikation über die App stärkt so die Nähe zum Unternehmen, da schnell in Echtzeit gechattet und Probleme sowie Aufgaben quasi on the fly gelöst werden können.

5. Akzeptanz prüfen und nachbessern

Läuft das Social Intranet, sollte nach einer gewissen Testphase geprüft werden, wie das Tool im Unternehmen angenommen wurde. In der nachfolgenden Evaluation stellt sich heraus, was bereits gut ankommt und wo es noch Verbesserungen bedarf. Ist der Austausch unter Kollegen bereits gegeben? Kann die interne Kommunikation beispielsweise durch zusätzliche Chats, Gruppen und Communities noch verstärkt werden?

Im Anschluss Sie auf dem Feedback basierend Verbesserungen und Anpassungen tätigen, um das Social Intranet wirklich optimal zu nutzen und das Bestmögliche herauszuholen. Ein Beispiel dafür sind etwa zusätzliche interne Schulungen für Mitarbeiter, die bislang wenig bis keine Erfahrungen mit sozialen Medien gemacht haben.

Interne Kommunikation: Transparenz stärkt Wir-Gefühl

Die aufgeführten Tipps verschaffen einen ersten Überblick, welche Punkte bei der Implementierung beachtet werden sollten. Insgesamt ist mit einer gründlichen Strategie zum Aufsetzen eines Social Intranets ein wichtiger Grundstein gelegt, der nicht nur den Austausch und die interne Kommunikation in Unternehmen fördert, sondern vielmehr zur Zufriedenheit der Mitarbeiter beiträgt und das Zugehörigkeitsgefühl stärkt.

*Jan Marius Marquardt ist Gründer und CEO des Hamburger Digitalunternehmens COYO.


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