Viel Optimierungspotenzial bei Prozessmanagement

Prozessmanagement ist ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg. Neun von zehn Managern in Österreich sehen aber Optimierungsmöglichkeiten beim Prozessmanagement ihres Unternehmens. [...]

Prozessmanagement (c) Fotolia/AndreasG
ptimierte Arbeitsabläufe können oftmals den entscheidenden Wettbewerbsvorteil bringen. Österreichs Führungskräfte kennen die Vorteile eines gut aufgestellten Prozessmanagements. In 97 Prozent der Unternehmen werden Arbeitsabläufe bereits dokumentiert – doch offensichtlich noch nicht mit dem gewünschten Ergebnis in der Praxis. Denn 86 Prozent der Führungskräfte sehen Optimierungsmöglichkeiten hinsichtlich der Arbeitsablauf- und Prozesswelt in ihrem Unternehmen.
Das zeigt eine aktuelle Umfrage im Auftrag der Wiener BOC Unternehmensberatung unter 200 österreichischen Führungskräften in Unternehmen ab 50 Mitarbeitern, die von Karmasin Motivforschung durchgeführt wurde. Die Befragten sehen Optimierungs- und Einsparungsmöglichkeiten vor allem im Bereich Personal/Mitarbeiterorganisation (59%), Kundenmanagement und Verkauf (je 56%) sowie IT (47%), Logistik (43%), Produktion/Kerngeschäft (42%) und Entwicklung (39%) – Mehrfachnennungen waren möglich.
„Die Einschätzung, dass gerade in den internen Prozessen, wie im Bereich Personal und Mitarbeiterorganisation, noch viel Geld liegen bleibt, deckt sich mit unseren Erfahrungen“, sagt Robert Strobl, Geschäftsführer der BOC Unternehmensberatung. „In diesem Bereich lassen sich durch Prozessmanagement sehr schnell messbare Erfolge erzielen.“ Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent sind hier möglich. Dies zeigt das Beispiel einer österreichischen Versicherung – BOC konnte in einem gemeinsamen Projekt die Überstundenquote um die Hälfte senken. Gerade im Bilanzierungszeitraum war es vorher immer wieder zu Ressourcenengpässen gekommen.
KONKRETE VORTEILE
Weiters legt die aktuelle Umfrage offen, wo das bereits laufende Prozessmanagement in den Unternehmen der befragten Führungskräfte konkrete Vorteile schafft: Schnelligkeit bei den Abläufen (73%) und Fehlervermeidung (66%). Fast ebenso wichtig eingestuft werden Ausschöpfung der vorhandenen Potenziale im Unternehmen (63%), Qualität der Arbeitsleistungen und Kosteneinsparungen (je 60%). „Außerdem fühlen sich die befragten Führungskräfte durch die Organisation der Arbeitsabläufe auch in ihrem persönlichen Arbeitsbereich entlastet“, beschreibt Sophie Karmasin von Karmasin Motivforschung. Bei der Umfrage genannt wurden Organisation (65%), die Förderung der übergreifenden Zusammenarbeit von Abteilungen (59 Prozent), Fehlervermeidung und weniger Zeitverlust (je 56%) u.a.
Neun von zehn Umfrageteilnehmern, die Optimierungsmöglichkeiten im Prozessmanagmanagement ihres Unternehmen sehen, gehen davon aus, dass Prozessoptimierungen einen positiven Einfluss auf die Qualität nach außen haben – also für Kunden, Lieferanten und Partnern. Bei allen Vorteilen sehen die Umfrageteilnehmer, die eine zentrale Steuerung ihres Prozessmanagements haben, aber auch Stolpersteine, wie beispielsweise zuviel Aufwand bei der Dokumentation (40%), dass Prozesse in der Praxis nicht gelebt werden (31%), die Kommunikation der Ziele nicht zufriedenstellend funktioniert (27%) und mangelnde Motivation bei den Mitarbeitern (24%).
Die genannten Kritikpunkte kennt BOC Geschäftsführer Michael Puncochar aus seiner langjährigen Beratungspraxis: „Zu viel Dokumentation, zu wenig Kommunikation.“ In Österreichs Unternehmen wird nach seiner Erfahrung oft stur dokumentiert, die Prozesse werden aber nicht gelebt. Das liegt zum Teil daran, dass Mitarbeiter über Ziele und Ausrichtung der Unternehmensstrategie nicht ausreichend informiert sind – beispielsweise, weil die Arbeitsabläufe nur einer eingeschränkten Personengruppe zugänglich sind.
Werden Prozesse zugänglich gemacht, dann ist die mit Abstand beliebteste Form Intranet (60%), besonders bei Unternehmen mit über 250 Mitarbeitern. Weiters werden Texte (36%) und Handbücher (34%) verfasst. In 23% der Fälle erfolgt die Information nur über den Vorgesetzten – was aus der Sicht von BOC Geschäftsführer Strobl ebenfalls zur einer Beschränkung führen kann.
Fazit der Studie: Theorie und Praxis klaffen noch weit auseinander. Fast alle Unternehmen ab einer Größenordnung von 50 Mitarbeitern betreiben zwar Geschäftsprozessmanagement und sehen auch große Chancen bzw. Nutzen darin. Bei der Umsetzung hapert es aber noch und damit werden Gewinnmöglichkeiten vergeben und Ressourcen vergeudet.

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