Dokumentmanagement in SharePoint

SharePoint bietet viele Möglichkeiten wie Sie Dateien abspeichern können. Es gibt ganze Buchbände darüber, wie man Dokumentenmanagement betreiben soll, kann und muss. Oftmals passt aber das, was umgesetzt wird, überhaupt nicht zum Ziel. [...]

Nicht für alle Aufgaben machen Metadaten Sinn. Gerade in kleinen Teams erschweren sie oft den Workflow. © Fotolia/XtravaganT
Nicht für alle Aufgaben machen Metadaten Sinn. Gerade in kleinen Teams erschweren sie oft den Workflow. © Fotolia/XtravaganT

Es gibt Fälle, bei denen das "perfekte System" ausgearbeitet wurde, sich der Aufwand aber wegen zu weniger Dateien oder zu weniger Nutzer gar nicht lohnt. Oder den anderen Extremfall: Es wird eine auf dem Netzlaufwerk geschaffene Struktur einfach nach SharePoint umgezogen, inklusive Ordner, welche vielleicht noch eigenständig durchnummeriert sind. Wenn Sie Dateien in SharePoint ablegen möchten und sich um das Thema Dokumentmanagement Gedanken machen, sollten zuvor drei ganz einfache Fragen beantwortet werden. Alle weiteren Bemühungen sollten Sie von diesen Antworten abhängig machen.
Wie viele Dateien möchte ich ablegen, wie groß und in welchem Format?Die erste Frage ist essenziell für die Be...

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