ECM und der neue Datenschutz

Drei von vier Großunternehmen fühlen sich nicht für die EU-DSGVO gerüstet, so das Ergebnis der Marktforschungsreihe ECM Insights 2017 der SER-Gruppe. Datensilos und veraltete Prozesse machen das gesetzeskonforme Agieren zusätzlich schwierig. [...]

Datensilos verursachen Probleme bei der Lokalisierung personenbezogener Informationen.
Datensilos verursachen Probleme bei der Lokalisierung personenbezogener Informationen. Damit wird es schwierig, die DSGVO-Anforderungen zu erfüllen. (c) ellipsis / Fotolia
Bei vielen Unternehmen durchziehen voneinander getrennte Informationssilos die IT-Landschaft. Personenbezogene Informationen liegen oftmals verstreut z.B. in Altarchiven und weiteren Legacy-Systemen, Filesystemen oder auch in E-Mail-Postfächern. Das führt laut 77 Prozent der 1.826 von SER befragten CIOs, Prozessverantwortlichen und IT-Leiter zu Problemen etwa beim Informationszugang und erschwert die Einhaltung der EU-DSGVO-Anforderungen enorm. „Viele Unternehmen stehen vor der grundlegenden Frage: Wo liegen überhaupt personenbezogene Informationen? Wer diese Antwort nicht kennt, kann keine Maßnahmen ergreifen, um den EU-DSGVO-Anforderungen gerecht zu werden“, betont Manfred Zerwas, geschäftsführender Gesellschafter der SER-Gruppe.

Beschränkte Übersicht über Daten

Eine von Citrix durchgeführte Studie besagt, dass etwas weniger als ein Drittel der befragten Unternehmen eine „sehr gute“ Übersicht darüber hat, wo genau welche Daten gespeichert werden und nur ein Drittel der Befragten sagen, dass sie über eine Single-Sign-On-Zugriffskontrolle über alle On-Premise- und Cloud-Systeme verfügen.
„Im Gegensatz dazu stehen die Anforderungen der DSGVO«, unterstreicht Herbert Lörch, General Manager EMEA bei Hyland und Entwickler von OnBase. »Unter anderem verpflichtet die Verordnung Unternehmen dazu, etwa auf Nachfrage von Kunden bestimmte Informationen zu ermitteln und vorzuhalten. Der Kunde hat ferner das Recht, dass seine Daten – beispielsweise, im Fall der Beendigung eines Geschäftsverhältnisses – vom Unternehmen gelöscht werden. Zudem gelten verschärfte Bedingungen, wenn ein Unternehmen einen Newsletter versendet oder ein Gewinnspiel veranstaltet. Kurz und gut: Im Terminus technicus Datenschutz-Grundverordnung liegt die Betonung vor allem auf dem Begriff der Ordnung.“

Überholte Prozesse

„Das widerspricht allerdings deutlich den angeführten Studienergebnissen“, so Lörch weiter. „Wie soll ein Unternehmen etwas löschen, von dem es zum Zeitpunkt der Anfrage überhaupt nicht weiß, wo es sich befindet? Ist es wirklich realistisch anzunehmen, dass sich die DSGVO-Vorgaben in ein starres Korsett manueller Abläufe pressen lassen? Die Antworten auf diese Fragen können nur technologischer Natur sein,“ so Lörch. „Die gängige Begrifflichkeit des ECM muss sich erweitern lassen hin zu einem rechtsicheren ECM. Und zwar in Form einer im Mittelpunkt des Unternehmens stehenden Lösung, die als zentraler Dreh- und Angelpunkt in Echtzeit und auch mobil immer erreichbar ist. Darin muss das Unternehmen ausnahmslos alle Arten von personenbezogenen Dateien identifizieren und auffinden können.“ Rechtsexperten argumentieren, dass ein Kosmetikhersteller auch Identifikationsmerkmale wie „Haarfarbe blond“ aus seinen Datenbanken herausfiltern können muss. Lörch: „Das kann durchaus gelingen, wenn alle relevanten Inhalte mit den zugehörigen Metadaten markiert werden. Diese Informationen sollen sich dann mit dem Dokument speichern und dynamisch mit allen zugehörigen Inhalten verlinken lassen. Auf diese Weise können von der DSGVO betroffene Unternehmen sehr zügig die relevanten Informationen identifizieren und lokalisieren – völlig unabhängig davon, ob es sich um eine Kundendatei, eine Schadensakte oder einen Avatar für ein Service-Portal handelt. Nur dann haben Unternehmen ein ECM, das den strengen Ansprüchen der DSGVO genügt.“
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