Österreich in Zeiten von COVID-19: Wiederbelebung elektronischer Signaturen?

Obwohl sich das Home Office nicht zuletzt aufgrund von COVID-19 inzwischen gut etabliert hat, so ist es immer noch mit eingeschränkten Möglichkeiten der persönlichen Interaktion verbunden. [...]

Andreas Schütz ist Partner bei Taylor Wessing in Wien. (c) Taylor Wessing
Andreas Schütz ist Partner bei Taylor Wessing in Wien. (c) Taylor Wessing

Viele rechtliche Fragen sind immer noch ungeklärt. Ein spannendes Thema etwa ist der pragmatische Abschluss bzw. die Unterzeichnung eines rechtswirksamen Vertrags.

Zunehmend stellt sich die Frage, ob und wie privatrechtliche Verträge, Jahresabschlüsse und andere offizielle Dokumente „elektronisch“ signiert werden dürfen und welchen Beweiswert eine elektronische Signatur hat. In jedem Fall ist zu beachten, dass in Österreich die folgenden elektronischen Signaturen unterschiedliche Rechtswirkungen haben. Einfache elektronische Signaturen sind wahrscheinlich die derzeit am häufigsten verwendete Form der elektronischen Signatur. Bei einer einfachen elektronischen Signatur werden Daten in elektronischer Form mit anderen elektronischen Daten zusammengeführt. Die einfache elektronische Signatur reicht in Fällen aus, in denen keine besonderen oder strengen formalen Anforderungen bestehen (z.B. interne Unternehmensprozesse, Reisekostenabrechnungen und privatrechtliche Verträge).

Allerdings ist nur eine sogenannte „qualifizierte elektronische Signatur“ gleichwertig mit einer „handschriftlichen Unterschrift“. Eine qualifizierte elektronische Signatur kann dort verwendet werden, wo eine „Schriftform“ erforderlich ist, wie z.B. beim Abschluss und bei der Kündigung eines befristeten Mietvertrages oder bei Gesellschafterbeschlüssen von Gesellschaften mit beschränkter Haftung, die schriftlich im Umlaufverfahren erfolgen können und keiner notariellen Beglaubigung oder Vorlage beim Firmenbuch bedürfen. Es gilt jedoch zu beachten, dass es Fälle gibt, in denen eine qualifizierte elektronische Signatur nicht die Wirkung einer handschriftlichen Unterschrift hat und in denen eine „originale“ handschriftliche Unterschrift erforderlich ist. Dazu gehören etwa familienrechtliche Angelegenheiten.

Natürlich wird man sich im Geschäftsalltag nicht auf eine Software oder einen Vertrauensservice verlassen können (oder wollen), um eine Erklärung digital zu unterzeichnen, insbesondere wenn es „schnell gehen“ muss. Eine praktische Möglichkeit, das Kriterium der Schriftform auch ohne externe Anbieter oder den Einsatz spezieller Software zu erfüllen, besteht darin, das Dokument zu Hause auszudrucken, zu unterschreiben und an den Vertragspartner zurückzuschicken. Selbst wenn nicht jeder daheim über einen Scanner verfügt: Es reicht bereits ein Foto des unterschriebenen Vertragsdokuments, das per Handy aufgenommen werden kann, um das Kriterium der Schriftform zu erfüllen, wobei eine zuvor eingescannte und auf das Vertragsdokument kopierte Unterschrift nicht ausreicht. Achtung: Verträge können vorsehen, dass digitale Signaturen ausgeschlossen sind.

Fazit: In Krisensituationen, die ein Home-Office erfordern, können durch den Einsatz von digitalen Signaturen rechtswirksame Willenserklärungen abgegeben werden. Eine E-Mail ohne sichere digitale Signatur ist jedoch ebenso wenig einem schriftlichen Vertragsdokument mit handschriftlicher Unterschrift gleichzusetzen wie eine nur gescannte Unterschrift, ein Fax oder eine Kopie.

*Mag. Andreas Schütz ist Leiter des Datenschutzteams und der Sektor-Gruppe Logistik & Transport in CEE bei Taylor Wessing.


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