Am besten Weg zu EDI

Das Ziel von EDI ist es, eine möglichst hohe Prozessautomatisierung durch integrierte Geschäftsabläufe zu erreichen. Wege, die zum Ziel führen, gibt es viele, aber welcher Weg passt für Ihr Unternehmen? [...]

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Gute Vorbereitung sowie ein enges Zusammenspiel zwischen den einzelnen Geschäftspartnern und dem EDI-Dienstleister sind die Basis für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte über Unternehmensgrenzen hinweg.

EDIElectronic Data Interchange… oder auf Deutsch: Elektronischer Datenaustausch… was genau ist das eigentlich? Der Begriff ist ganz einfach zu verstehen, wenn man zwei Dinge weiß: 1.) Papier-Dokumente wie zum Beispiel Bestellungen oder Rechnungen werden durch elektronische Dokumente ersetzt. 2.) Daten werden in einem Standardformat so übermittelt, dass Sender und Empfänger das Dokument automatisiert übernehmen und weiterverarbeiten können. EDI ist daher ein Zusammenspiel von elektronischen Prozessen, Austauschprotokollen und Geschäftsdokumentenstandards mit einem wesentlichen Ziel: „Einen automatisierten Austausch von Informationen beziehungsweise Geschäftsdokumenten zwischen zwei IT-Systemen zu erreichen – ohne dass dabei manuell eingegriffen werden muss“, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer des EDI-Dienstleisters EDITEL. Umfassende Kosten- und Zeiteinsparungen sowie eine nachhaltige Prozessoptimierung für unterschiedlichste Unternehmensbereiche zählen zu den größten Vorteilen von EDI.

Viele Wege führen zum Ziel
Das Gute an EDI ist, dass es völlig unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche eingesetzt werden kann. Je nach individuellem Bedarf gibt es daher unterschiedlichste Möglichkeiten der Umsetzung. So bietet sich zum Beispiel für KMUs oder Start-Ups Web-EDI als kostengünstige Lösung an. Dabei handelt es sich um ein Online-Portal, wo rasch und einfach Aufträge abgerufen, Rechnungen erfasst und dem Kunden direkt übermittelt werden können. Kommt später jedoch einmal die Zeit, wo die Anzahl der EDI-Geschäftspartner oder die Höhe der Transaktionszahlen größer wird, so erweist sich ein „Upgrade“ zu einer integrierten EDI-Lösung als der einfachere und ressourcenschonendere Weg. „Oft kann es schon bei einigen wenigen Partnern möglich sein, dass beispielsweise die Kosten für den Mitarbeiter, der alles manuell in ein Web-Portal eingibt, weit höher sind, als die Umstellung auf eine integrierte EDI-Lösung“, weiß Gerd Marlovits. Für die Findung der geeignetsten Lösung empfiehlt sich laut Marlovits „jedenfalls eine gute Vorbereitung, dessen Entscheidung unbedingt auch auf Unternehmensebene und nicht nur auf technischer Ebene getroffen werden sollte“.

In fünf Schritten zur erfolgreichen EDI-Anbindung:

  1. Analyse der Geschäftsprozesse
    Der erste und wichtigste Schritt! Im Zuge dessen werden Fragen zu den Geschäftsprozessen, den dafür notwendigen Geschäftsdokumenten sowie den technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen geklärt. Vor allem in puncto Technik empfiehlt sich eine von Anfang an enge Zusammenarbeit zwischen den internen IT-Verantwortlichen und jenen des EDI-Dienstleisters.
  2. Wahl der passenden EDI-Lösung
    Je nach Unternehmensgröße, technischer Infrastruktur und Belegvolumen stehen diverse EDI-Lösungen zur Verfügung (siehe: www.editel.at/edi-loesungen)
    Das EDI-Service eXite wird international von mehr als 20.000 Unternehmen genutzt. Damit wird nahezu jedes Unternehmen auf der Welt, das EDI betreibt, erreicht.
  3. Stammdaten mit Geschäftspartnern synchronisieren
    Es ist unumgänglich, dass beide Geschäftspartner denselben Datenbestand (Artikelnummern, Bezeichnungen, etc.) verwenden.
  4. Nachrichten prüfen und Testphase
    Vor dem Beginn mit dem Austausch elektronischer Daten, wird die Übersendung erster Testnachrichten empfohlen.
  5. EDI-Start mit Geschäftspartnern

Ist die Testphase erfolgreich verlaufen, steht der elektronischen Kommunikation im Echtbetrieb nichts mehr im Wege!

Eine Datendrehscheibe – viele Möglichkeiten

Die Ausgangslage und damit auch die Rahmenbedingungen EDI als Technologie erfolgreich zu nutzen, sind sehr unterschiedlich und stellen daher auch unterschiedliche Anforderungen an einen EDI-Provider. „Sehr oft sehen Unternehmen beispielsweise das bereits bestehende und bewährte Warenwirtschaftssystem als Hürde, die jedoch gar keine ist“, so Gerd Marlovits. EDITEL löst dies zum Beispiel mittels einer integrierten Schnittstelle zur Datendrehscheibe eXite, sodass die EDI-Funktionalität als Cloud-Service in Anspruch genommen werden kann. Und nicht nur das: Mit nur einer Verbindung zu eXite sind hinsichtlich EDI-Nutzung keine Grenzen mehr gesetzt. Das heißt sämtliche Geschäftsdokumente – von der Bestellung über Lieferscheine bis hin zur Rechnung – können mit allen Geschäftspartnern in Echtzeit ausgetauscht werden. Und dass etwa die EDI-Rechnung kein reines Thema der IT ist, zeigen darauf aufbauende Finanzierungs- bzw. Liquiditätskonzepte, wie Supply Chain Finance.

EDITEL – Digitalisierungsprofi von der Bestellung bis zur Rechnung
EDITEL ist als führender internationaler EDI-Dienstleister auf die Optimierung von Supply Chain Prozessen unterschiedlichster Unternehmen und Branchen spezialisiert. Beratung rund um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und den optimalen Einsatz von EDI gehört ebenso zum Portfolio. www.editel.at


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