Eingangsrechnungen aus dem Home Office freigeben

Implementieren Sie jetzt die automatisierte Eingangsrechnungserkennung zur digitalen Abwicklung Ihrer Rechnungen. Smarte Workflows, ortsunabhängig, zukunftsorientiert. [...]

Viele Unternehmen verarbeiten eingehende Rechnungen weiterhin noch analog. Auch per Mail erhaltene Rechnungen im PDF Format werden dafür in großer Zahl ausgedruckt und abgeheftet. Oftmals sind die anschließenden Freigabeworkflows und Wege innerhalb des Hauses ineffizient und langwierig. Die aktuellen Home Office Regelungen machen erneut deutlich, wie unflexibel und anfällig dieser Prozess sein kann. Die Firma free-com solutions GmbH setzt hier an und bietet mit ihrer umfassenden Lösung eine Revolution dieser Prozesse an.Statt zeit- und kostenintensiver Bearbeitung der Eingangsrechnungen in Papierform bietet free-com solutions eine Möglichkeit zur digitalen, automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung. Mit smartWorkflow können die Rechnungen auch an mobilen Devices intelligent freigegeben und vorkontiert werden. In Kombination mit dem geprüften Archivsystem AuditProof ist anschließend eine revisionssichere Archivierung mit Microsoft SharePoint möglich.

Intelligente Eingangsrechnungsverarbeitung mit Lerneffekten
smart INVOICE ist in der Lage, alle relevante Rechnungsdaten zu extrahieren und an das Folgesystem weiterzugeben, ohne vorher die Rechnungslayouts zu kennen. Dabei lernt das System stets mit, bereits nach kurzer Zeit wird es viele Rechnungen umfassend auslesen. Es erkennt internationale Rechnungen ebenso wie variierende Zahlungskonditionen und überprüft automatisch auf Konformität, Compliance Regeln und die Konsistenz der Beträge.

Transparente Freigabeprozesse
Ein Großteil der Lieferanten bietet seine Rechnungen mittlerweile in digitaler Form an, dadurch ergeben sich enorme Zeitersparnisse. Kommen trotzdem Papierrechnungen ins Haus, werden diese eingescannt und können ebenso digital weiterverarbeitet werden. Die User können nun mit smartWorkflow kundenspezifisch vorkonfigurierte Freigabeprozesse durchlaufen, ganz ohne Papierstapel und Ortswechsel. Die Möglichkeit, bei jeder Rechnung im System direkt mit KollegInnen zu kommunizieren, unterstützt das betriebliche Steuerungsverfahren. So sind reibungsloser Ablauf und schnelle Kommunikation garantiert.


 
Revisionssicherheit für digitale Speicherung der Rechnungen
Mithilfe von AuditProof eArchive können alle Rechnungen revisionssicher abgelegt werden. Eine Prüfung der KPMG AG nach dem Prüfverfahren IDW PS880 bescheinigt, dass das Add-On für Microsoft SharePoint gesetzliche Anforderungen an revisionssichere Archivierungssysteme in Österreich und Deutschland erfüllt.

Die Vorteile auf einen Blick
Laut einer Veröffentlichung von Markus Oman und Peter Groschedl betragen die bisherigen Kosten für die Verarbeitung einer Rechnung abhängig vom Verfahren 62ct bis 5 Euro. Diese Kosten werden mit der Eingangsrechnungslösung von free-com bedeutend reduziert. Durch den Wegfall der physischen Rechnungen sinkt außerdem die Fehleranfälligkeit, stattdessen gewinnt der Prozess deutlich an Flexibilität. Nicht zuletzt hat die Umstellung auch einen positiven Einfluss auf das Unternehmensimage und die Zukunftsorientierung.


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