Microsoft Teams aus Planner Sicht

Mit Microsoft Teams ist es möglich Aufgaben im Team zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten. Es muss in Microsoft Teams nur ein Planner-Plan erstellt werden, schon hat man eine moderne Aufgabenverwaltung zur Verfügung. Aber wieso gibt es nun eine eigenständige Microsoft Planner App und welche Rolle spielt diese beim Arbeiten mit den Aufgaben? [...]

©Microsoft


Ein Dashboard für alle Aufgaben im Unternehmen

Wenn man die Microsoft Planner Desktop App startet, bekommt man ein Aufgaben-Dashboard, in welches man seine persönlichen Aufgaben und alle Aufgaben in den verschiedenen Aufgaben-Plänen von Microsoft Teams sieht. Das ist auch der eigentliche Mehrwert. Man gelangt also sofort und schnell zu allen Aufgaben im Unternehmen, egal wo sich diese befinden. Ideal, wenn man gezielt an der Abwicklung von Aufgaben arbeiten will.

Man kann nach verschiedenen Aufgaben-Plänen suchen, auf Wunsch zu den Favoriten hinzufügen und sich so ein eigenes Aufgaben-Dashboard zusammenstellen. Weiters gelangt man von hier auch zum Team in Microsoft Teams und hat so Zugriff auf alle dort befindlichen Informationen und Ablagen.

Praxisbeispiel: Organisieren von Aufgaben in Wochenmeetings mit Microsoft Planner und Teams

Bleiben wir bei der Planner Desktop App. Ich selbst habe viele Wochenmeetings bzw. Jour fixes (JF) mit meinen KollegInnen, die wir in Microsoft Teams organisiert haben. Jedes dieser Teams hat auch einen entsprechenden Planner-Plan für Teamaufgaben angelegt. Die folgende Grafik soll das verdeutlichen:

In meinem Aufgaben-Dashboard habe ich mich so organisiert, damit ich all meine Wochenmeetings (JF) über meine persönlichen Planner-Favoriten schnell finde (siehe ersten Screenshot ganz oben). Da wir in diesen Meetings Aufgaben und deren Status abgleichen, geht das mit Microsoft Planner wesentlich eleganter und ist einfach praktischer.

Microsoft Planner funktioniert somit sehr gut und liefert vor allem in Kombination mit der Microsoft Planner Mobile App einen Mehrwert.

Mit der Planner Mobile App alle Aufgaben, auch von Microsoft Teams Plänen, immer dabei!

In der Praxis will man oft schnell eine Aufgabe erfassen und sitzt nicht immer vor seinem Desktop-Gerät. Man will auch nicht umständlich über die Microsoft Teams App einsteigen. Wenn man eine Aufgabe direkt bearbeiten will, hat sich herausgestellt, dass dies über Microsoft Planner einfach eleganter geht. Außerdem hat man damit eben auch den Zugriff auf alle Aufgaben in den jeweiligen Teams.

Mit der Microsoft Planner App für mobile Geräte hat man alle Aufgaben stets im Griff und dabei, ganz nach dem Motto „Tasks out of the pocket“. So kann das auf einem iPhone X aussehen:

Sie sehen hier, wie ich mich selbst täglich mit Planner und Teams organisiere. Man findet in der App seine Planner-Favoriten (1.) und kann die Pläne schnell nach Aufgaben durchsuchen (2.) – auch die Pläne, die über Microsoft Teams in Teams verwendet werden und auf die man Zugriff hat. Mobil sieht man die Aufgaben ebenfalls in Bändern (Buckets) (3.) und kann mit links/rechts Wischen das aktuelle Band wechseln. Es stehen zudem verschiedene Möglichkeiten zur gruppierten Ansicht von Aufgaben (4.) zur Verfügung und selbstverständlich kann man neue Aufgaben generieren oder an bestehenden arbeiten.

Unser Tipp: Idealerweise mit „Aufgaben-Spielregeln“!

Die Microsoft Planner Desktop und Mobile App bieten einen enormen zusätzlichen Nutzen im Zusammenspiel mit Microsoft Teams. Wir selbst können dies aus täglichem Einsatz in unserem eigenen Unternehmen nur bestätigen.

Für die saubere Verwendung dieser Werkzeuge muss aber unbedingt ein entsprechendes Regelwerk im Unternehmen vorhanden sein, so genannte Spielregeln. Diese sollten dann auch für einen entsprechenden „Aufgaben-Arbeitskulturwandel“ in einem Unternehmen unbedingt eingehalten werden. Ansonsten hat man wohl wieder einmal ein weiteres Tool im Einsatz, das sein volles Potenzial im Team nicht entfalten kann, da es nur als „Personal Tool“ eingesetzt wird. Dies wäre sehr schade, denn mit Microsoft Planner kann jedes Unternehmen seine Produktivität und vor allem jene seiner Teams enorm steigern.

Wenn Sie mehr dazu wissen wollen, dann melden Sie sich gerne hier bei uns.


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