Reibungslos remote arbeiten

Digital Workplace Strategien werden zunehmend unter Hochdruck ausgerollt. Oft sind Technologien und Prozesse State of the Art, und trotzdem hinken Performance und Mitarbeiter-Produktivität hinterher. Spätestens jetzt wird klar, wie wichtig es ist, Mitarbeiter an die neue Kultur des digitalen Arbeitens heranzuführen. [...]

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Laut der PAC-Studie „Digital Workplace in Europe“ gehen fast 75 Prozent der befragten IT- und HR-Manager in Europa davon aus, dass die Qualität der Arbeitsumgebung einen starken oder sogar kritischen Einfluss auf den Geschäftserfolg hat. Doch was ist, wenn sich das Arbeitsumfeld von heute auf morgen ändert? Im letzten Jahr und Monaten wurden Remote Offices unter Hochdruck ausgerollt und die Mehrzahl der Arbeitnehmer musste sich an einen neuen Arbeitsplatz gewöhnen. Nicht jedem Mitarbeiter gelang das ohne weiteres und oft stellte sich mehr Unbehagen als Begeisterung ein. Manchen fällt die ungewohnte Arbeitsweise schwer, andern fehlt ein positives emotionales Erlebnis. Für betroffene Firmen hat das oft beträchtliche Konsequenzen – sie verlieren wichtiges Potenzial.

Veränderung als soziale Herausforderung
Widerstände gegen Veränderungen haben viele Gründe. Es gibt Menschen, die Neuem mit Vorbehalten begegnen. Sie erkennen nicht ohne Weiteres, welchen Nutzen ihnen die Veränderung ihrer Arbeitsbedingungen bringen soll. Manche fühlen sich überfordert oder mit ihrer neuen Arbeitsumgebung allein gelassen. Andere fürchten zusätzlichen Aufwand und erhöhte Arbeitsbelastung. Oftmals sind Einstiegshürden auch ganz einfach der Funktionsvielfalt und Komplexität geschuldet, die das neue Arbeitsumfeld mit sich bringt.

Welche wichtige Rolle die Mitarbeiter-Akzeptanz für die Digitalisierung spielt, betont auch Christian Bredlow, Gründer und Geschäftsführer der digitalen Lotsenagentur Digital Mindset: „Jeder digitale Arbeitsplatz, jedes (Social) Intranet und jedes Digitalisierungsprojekt wird am Ende danach bewertet, wie hoch die Akzeptanz der Nutzer der neu eingeführten Plattform gegenüber ist.“

Im Fokus einer Remote-Working-Strategie müssen daher individuellen Bedürfnisse der Arbeitnehmer stehen. Ziel ist es, einen Rahmen zu liefern, in dem die Arbeitnehmer lernen, mit der Technologie sicher umzugehen und motiviert zu arbeiten. Hilfreich hierbei sind interaktive E-Learning Plattformen mit Online-Trainings, FAQs oder How-to-Videos. Aber auch analoge Weiterbildungsmöglichkeiten, um den unterschiedlichen Lerngewohnheiten von Mitarbeitern gerecht zu werden.

Digital Workplace: So steigern Sie die Mitarbeiter-Akzeptanz

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User Experience als Wertschöpfungsfaktor
Wer digitale Prozesse beschleunigen und seine Business-Outcomes verbessern möchte, der sollte die Workplace Experience und damit die Motivation seiner Mitarbeiter im Blick behalten. Wir sprechen hier vom Erlebniswert des Digital Workplace. Nach dem Psychologie-Professor Prof. Dr. Marc Hassenzahl zählen dazu – unter anderem – die Bedürfnisse nach selbstbestimmtem Handeln (Autonomie), nach dem Erleben von Neuem (Stimulation) und nach Respekt und Wertschätzung (Popularität).

Gute User Experience ist ein zentraler Wertschöpfungs- und Erfolgsfaktor. Die Unternehmensberatung Korn Ferry geht davon aus, dass „Firmen mit hohen Engagement-Levels […] 18 % mehr Produktivität, 2,5x größeres Umsatzwachstum und doppelt so viel Gewinn“ verzeichnen.

Gerätelebenszyklus als Gesamterlebnis
Ausschlaggebend für eine durchgehende User Experience (UX) ist eine unterbrechungsfreie Erlebniskette entlang des gesamten Gerätelebenszyklus. Wie das aussehen kann, lesen Sie im Folgenden:

  • Beschaffung: Wunsch-Hardware per Self-Service
    Wer ein solides UX-Fundament legen will, lässt Mitarbeiter ihre Geräte aus einem definierten Warenkorb frei wählen, statt ihnen Hardware zuzuteilen. Denn der Mitarbeiter weiß am besten, welche Geräte ihm bei seinem Job hilfreich sind. Am einfachsten und wirtschaftlichsten lässt sich das über ein Self-Service-Portal mit persönlichen Mitarbeiter-Accounts und Warenkorbfunktion realisieren. Dann können die Nutzer ihren Workplace selbst konfigurieren und auch selbst bestellen. Das erhöht die Nutzerzufriedenheit und entlastet Einkauf sowie IT.
  • Bereitstellung: Erhalten, freuen, durchstarten
    Auch die Ausgabe von Endgeräten lässt sich zum Erlebnis machen, beispielsweise durch eine ansprechende Verpackung (Unboxing Effekt) oder durch Rollout Events. Falls nicht vorkonfiguriert, sollte sich jedes Gerät einfach und zügig einrichten lassen. Die Optionen reichen von How-to-Videos und Einrichtungsassistenten bis zur automatisierten Konfiguration über Managed-Desktop- oder Enterprise- Mobility-Lösungen.
  • Nutzung: Extrakick im Daily Business
    Der Umgang mit Technologie will gelernt sein! Ebenso kommen kontinuierlich neue Entwicklungen auf den Markt. Um den Mitarbeitern die Arbeit mit dem Digital Workplace zu erleichtern, sollten Tipps und Tricks für das tägliche Doing proaktiv vermittelt werden: Wie schalte ich zwischen Monitoren hin und her? Wie wechsle ich den Präsentationsmodus? Wie kann ich Conference-Calls unterbrechungsfrei von meinem Smartphone auf meinen Desktop-PC umlegen und umgekehrt? Zur Wissensvermittlung bieten sich vielerlei Möglichkeiten: Knowledge-Portale, Newsletter, Podcasts oder auch moderierte Themen-Events.
  • Upgrade/Update: Gute Chancen auf was Neues
    Nutzer wünschen sich im Job nicht nur aufgabengerechte Geräte, sie wollen geschäftlich auch mindestens so modern unterwegs sein wie privat (Unisys). Deshalb sollte sich der Digital Workplace flexibel erweitern, verändern und modernisieren lassen. Beispielsweise mit proaktiven Add/Change-Angeboten, je nach Jobprofil, und mit direktem Hinterlegen der angebotenen Hardware im Mitarbeiterwarenkorb des Self-Service-Portals. Wer Nutzer auch noch über die Vorteile der jeweiligen Hardware informiert, punktet zusätzlich.

Ihr Weg zum Digital Workplace! Erfahren Sie hier mehr darüber https://www.chg-meridian.at/discover-chg/it/digitalworkplace.html


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